20 jaar triptic: de Iris Communitydag

Een terugblik op 20 jaar triptic

In de lange gang van triptic ging je even terug in de tijd. Met behulp van posters en video’s waren de veranderingen door de jaren heen goed zichtbaar gemaakt. Van de ontwikkeling van het logo en de allereerste Iris, tot aan al die gewonnen prijzen en het intranet van nu.

Kick-off met Kelly

Na de tour door het triptic museum trapte Kelly van de Laar de dag af. Eerst even enkele nieuwe gezichten voorstellen: een zestal nieuwe collega’s die dit jaar het team komen versterken. Goed nieuws!

De Iris Intranet Communitydag stond in het teken van het 20-jarig bestaan van triptic. De afgelopen twintig jaar zaten vol successen en uitdagingen. Maar wat gaan de komende 20 jaar brengen?

Om hier licht op te schijnen zijn de volgende activiteiten georganiseerd: een interactieve talkshow, kijkjes in intranetkeukens van andere organisaties en een presentatie over de meest recente Iris Intranet update: 3.7.

Intranetpraat: de interactieve talkshow

Nadat het geheugen opgefrist was, praatte Jasper van Gulik in zijn eigen talkshow met een selectie triptic’ers over het reilen en zeilen achter de schermen van Iris Intranet. Hoe wordt de gebruiksvriendelijkheid van Iris Intranet nou gewaarborgd? Welke designprocessen worden er doorlopen? Hoe komen design en techniek samen? En hoe zorgen we ervoor dat we het veiligste intranet ooit hebben?

Op deze vragen werd uitgebreid ingegaan. De gasten liepen aan de hand van de talkshow door het ontwikkelproces van Iris. De link tussen ICT en de eindgebruiker werd gelegd. Software meets customer.

Als eerst vertelde Frank Leurs over zijn afstudeerstage bij triptic. Als UX-designer/researcher staat de ervaring van de eindgebruiker centraal in het onderzoek. Zijn doel is de gebruiksvriendelijkheid van Iris Intranet te pijlen en te verbeteren. Frank heeft hiervoor een test ontwikkeld: de Iris Methode.

De volgende vragen staan centraal: ‘Is de navigatie logisch?’, ‘Hoe lang moet een eindgebruiker zoeken?’, ‘Hoe kan het beter?’ en ‘Wat ontbreekt er nog?’

''Er wordt vanuit de ogen van de eindgebruiker gekeken. Hierdoor wordt de eindgebruiker gehoord.’’ Aldus Frank.

Hierover bracht Frank een advies uit aan de directie van triptic. En sinds heden zijn we bezig om Iris Intranet nog gebruiksvriendelijker te maken!

Na Frank vertelde Willem van Berlo (senior UX-designer) vol passie over ‘Intranet Design Thinking’. Hij illustreerde welk denkproces er doorlopen wordt bij het ontwikkelen van een nieuwe functie op Iris. Een idee wordt eerst bedacht en gedefinieerd. Vervolgens wordt een reeks aan creatieve concepten opgesteld. Deze concepten zijn afgestemd op de klant en oplossingsgericht. Eentje hiervan wordt uitgewerkt tot een functioneel prototype. Hierna volgt het testen, implementeren en opnieuw testen. Een continu proces.

Ook Onno Marsman sloeg bruggen tussen de achterliggende techniek en de vormgeving van Iris. ‘Hoe kan ik dichter bij de klant komen?’ was de centrale vraag. Het antwoord: hou het simpel. Een gebruiker kan namelijk snel verdwalen op een ongeordend intranet. Te veel knopjes, toeters en andere bellen zorgen niet voor duidelijkheid. Dit is het tegenovergestelde van wat Iris Intranet is: vanzelfsprekend en gebruiksvriendelijk.

Onno streeft dat na. Een ingewikkelde techniek zo eenvoudig mogelijk te laten werken. Zodat iedereen er mee aan de slag gaan. Geen onnodige keuzes die dingen compliceren. Gewoon lekker rechtdoorzee.

Tot slot kreeg Rick Cuijpers het woord, hij verkondigde zijn visie over de ideale digitale werkplek. Er vindt een verschuiving plaats van social naar content. Kennisdeling is niet alles, kenniseigenaarschap is cruciaal.

Als een werknemer of collega uit dienst gaat, wordt diens account vaak geblokkeerd of verwijderd. Terwijl het ‘uit’ zetten van zo’n account, door verwijdering van persoonsgegevens, content zou kunnen behouden. Zo wordt er voorkomen dat informatie uit een organisatie verdwijnt.

Online samenwerkingsruimtes zitten vaak vol met documenten, met name na een paar jaar van gebruik. Dit is onoverzichtelijk. Een overload aan oude bestanden is storend. Documenten die te oud, weinig bekeken of niet meer relevant zijn, dienen gearchiveerd te worden. Al dan niet automatisch. Een schoon intranet is een prettig intranet.

Maar veiligheid staat voorop voor Iris Intranet. We zijn druk bezig om ISO certificering 9001 en 27001 binnen te halen. Deze staan respectievelijk voor kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.

Ook op de nieuwe wet algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die in gaat op 25 mei 2018, spelen wij in. We zijn ons bewust van alle gevoelige persoonsgegevens die in het Iris Intranet circuleren. Het is ons doel deze zo goed mogelijk te beveiligingen.

Pauze: een overheerlijke Marokkaanse lunch

Na de gezellige talkshow begonnen de magen te rommelen. Tijd voor een heerlijke Marokkaanse lunch! Smullen van lekkere kleine hapjes zoals salades, gevulde tajine en saté. Speciaal klaargemaakt door twee geweldige chefs. Bedankt Restaurant Batata!

Kijkjes in de intranetkeukens

Na de heerlijke lunch uit Marokkaanse keuken, is het tijd om wat intranetkeukens te bekijken. Elke organisatie richt een intranet naar eigen inzicht in. Gemeenten geven anders invulling aan Iris dan bijvoorbeeld zorginstellingen.

Iris Intranet is te vormen naar de wens van de opdrachtgevers. Laten we eens een kijkje nemen in de intranetkeukens van verschillende opdrachtgevers.

Het intranet van BV Zorg: interactie is actie

BV Zorg is een koepelorganisatie van, voor en door 69 zelfstandig werkende huisartsen. Op onze Communitydag gaven zij een kijkje in de eigen intranetkeuken. Hoe gebruiken zij Iris Intranet en waarom?

Zorg kan dringen. Huisartsen, doktoren en andere zorgmedewerkers dienen vaak snel met elkaar te communiceren. Helaas gaat de informatie-uitwisseling in de zorg soms traag. Sinds BV Zorg werkt met het Iris Intranet, is informatie veel bereikbaarder en sneller beschikbaar. Het is een plek waar je alles vindt.

Een intranet gebruiken is natuurlijk niet het hoofddoel van BV Zorg. De intuïtiviteit en functionaliteit van Iris Intranet zorgt ervoor dat de huisartsen eenvoudig met elkaar kunnen werken – zonder dat het tijdrovend is.

Verder zorgt Iris voor meer interactie tussen verschillende zorgmedewerkers. Door het aanmaken van groepen kan gericht gecommuniceerd worden. De huisartsen zitten bijvoorbeeld samen in een groep met de spoedeisende hulp. Dit bevordert de onderlinge interactie en resulteert in sneller actie ondernemen.

Het intranet van gemeente Weert: persoonlijk

Gemeenten gebruiken de hele dag door veel verschillende applicaties. Een intranet brengt deze applicaties samen op één plek. Gemeente Weert werkt sinds 1,5 jaar met haar eigen intranet: Octo.

Sinds zij met Octo werken verloopt de samenwerking soepeler en geordender. Dit komt omdat de gemeente Weert veel gebruikt maakt van groepen. Iedere medewerker is lid van een verzameling groepen. De meeste zijn praktisch, andere zijn slechts informatief. Doordat werknemers zelf kiezen wat zij belangrijk vinden en wat niet, ontstaat er een gepersonaliseerd intranet voor iedere werknemer.

Een ICT’er zal niet vermoeid worden met nieuws over een verbouwing als hij geen lid is van de desbetreffende nieuwsgroep. Wel krijgt hij dagelijks updates over software nieuws, omdat hij dit wel interessant vindt. Zo ziet voor iedereen het intranet er anders uit.

Verder heeft de gemeente Weert ook hun agenda en e-mail geïntegreerd in het intranet. Zo kunnen vrijwel alle werkzaamheden vanuit Octo starten. Integratie tot en met!

Het intranet van gemeente Krimpenerwaard: verbondenheid na de fusie

Gemeente Krimpenerwaard is een fusiegemeente: een samenvoeging van meerdere kleine gemeenten. Het Krimpenerwaard Informatie Systeem (KIS) is direct na de fusie geïmplementeerd. Het heeft een grote rol gespeeld in het verbinden van de medewerkers. Een fusie levert namelijk een heleboel nieuwe collega’s op.

En elke werknemer heeft zijn eigen nieuwsvoorkeuren. Niet elk nieuws is relevant voor iedereen. Ook hier bieden groepen de oplossing. Om te voorkomen dat medewerkers worden overrompeld met nieuws dat niet voor hen bestemd is wordt er onderscheid gemaakt tussen ‘leuk nieuws’ en ‘need-to-know’. Waar ‘leuk nieuws’ optioneel gevolgd kan worden, is de groep ’need-to-know’ verplicht. Dit zorgt ervoor dat geen enkele medewerker belangrijk nieuws mist, maar tegelijkertijd dat ze niet bedolven worden onder een heleboel berichten die voor hen niet relevant zijn.

Het KIS linkt ook externe systemen aan het intranet. Op deze manier hoeven gebruikers het intranet niet te verlaten om een externe applicatie te openen. Deze verbondenheid van medewerkers en systemen maakt het KIS een vanzelfsprekend intranet.

Het intranet van gemeente Overbetuwe: doorontwikkelen

Sinds gemeente Overbetuwe met hun intranet NIVO werkt wordt er geen minuut stilgestaan. Zij zijn enorm enthousiast over ons intranet. Al hun applicaties zijn te bereiken via het intranet, ook externe apps.

Ze adviseren andere organisaties over hoe zij het intranet op verschillende manieren kunnen inzetten om hun organisatie te verbeteren. Er worden zelfs demonstraties gegeven.

Ook hebben ze de ‘Ideeën Module’ geïmplementeerd in hun intranet. Deze module maakt het mogelijk voor gebruikers om feedback en verbeterpunten in te sturen. Voor en door elkaar dus. Voor Iris Intranet is geen groter compliment mogelijk.

Het intranet van VvAA: een groot kennispunt

VvAA is een ledenorganisatie die medici bijstaat op vele vlakken, zoals juridisch advies, verzekeringen en opleidingen. Zij gebruiken hun intranet (VINDER) als een verzamelpunt voor informatie. De naam is gebaseerd op onze vind-functie. Ieder lid kan voortaan gemakkelijk zelf de informatie vinden die nodig is. In plaats van continu te bellen naar de helpdesk.

Dit maakt tijd vrij voor de helpdesk, die zich nu kan focussen op andere zaken. Het doel van VvAA is het ontzorgen van de zorg. Fijn dat ons intranet hen daarbij ondersteunt!

Iris Intranet update 3.7: voor en door gebruikers

68% van de nieuwste functionaliteiten en features in Iris 3.7 is een co-creatie tussen Iris Intranet en de online Users Community!

Wat is er vernieuwd? Een heleboel. Iris Intranet werkt nu vanzelfsprekender dan ooit!

De startpagina zit bijvoorbeeld in een nieuw jasje. Deze is nu nog overzichtelijker. Verder is het nu mogelijk om het dashboard aan te passen naar de eigen wensen. Waar de widgets voorheen statisch waren, zijn deze nu vrij van vorm en locatie.

Automatische micro-updates zullen zorgen voor verbeterde security. Net zoals de nieuwe optie om tweetrapsauthenticatie aan te zetten.

Ook is het mogelijk een groot aantal verschillende gebruikerstypes in te stellen. Allen met hun eigen rechten. Dit maakt het mogelijk om eenzelfde intranet te delen met zeer uiteenlopende gebruikers. Een directeur heeft bijvoorbeeld meer rechten dan een schoonmaker. Toch kunnen zij van hetzelfde intranet gebruik maken.

En nog veel meer nieuwe ontwikkelingen die Iris Intranet vanzelfsprekender maken!

Ten slotte, als kers op de taart: de Iris app. Een verbeterde versie van Iris Intranet om op je mobiele telefoon te gebruiken. Iris reist met je mee!

Round up!

Een reis door de tijd, een gezellige en informatieve talkshow, een presentatie over de nieuwste update, kijkjes in intranetkeukens én een heerlijke Marokkaanse lunch. Zo kan de Iris Intranet Communitydag van 2018 worden samengevat.

Ben je benieuwd hoe Iris in jouw organisatie zou kunnen werken? Vraag hier een demo aan.