600 collega’s zijn vindingrijker met het intranet van KinderRijk!

Even voorstellen!

Voor we beginnen, kan je je even voorstellen?

‘’Zeker! Ik ben Karin en ik ben nu drie jaar werkzaam op de marketing- en communicatieafdeling van KinderRijk. Ik doe onder andere marktonderzoeken, denk mee in de ontwikkeling van campagnes en leid en neem deel aan projecten. Eén van die projecten was de zoektocht en implementatie van een sociaal intranet, daar zijn we ongeveer twee jaar geleden mee gestart.’’

Het begin van de zoektocht

Een nieuw intranet heb je niet van de ene op de andere dag. Daarom was ik heel benieuwd hoe Karin en haar collega’s de zoektocht zijn begonnen, waar ze naar op zoek waren en hoe ze bij Iris Intranet terecht zijn gekomen.

‘’Voordat we VindingRijk hadden was de informatie van de organisatie niet altijd goed vindbaar. Voor de pedagogisch medewerkers op locatie is het belangrijk dat ze snel en eenvoudig bij belangrijke informatie kunnen. Een goede zoekfunctie was dus een must! Vóór VindingRijk, kwamen veel vragen bij locatiemanagers en afdelingen van het Service centrum terecht. We merken daar nu echt tijdswinst! Met een team van ongeveer 8 collega’s hebben we meer dan 580 dossiers aangemaakt op het intranet. Dat geeft aan hoeveel informatie de collega’s makkelijk terug moeten kunnen vinden.

Een ander belangrijk uitgangspunt: het intranet is voor iedereen! 80 procent van onze collega’s heeft geen beschikking over een computer op het werk. Juist het creëren van verbinding met deze collega’s en met elkaar was en is de uitdaging! Waar we twee jaar geleden zijn begonnen met SharePoint, bleek dat al snel niet een geschikte tool. We zijn nu erg blij met VindingRijk!

We hebben toen onze eisen en wensen op een rijtje gezet en ben een aantal aanbieders gaan benaderen. Uit de beantwoording van ons Programma van Eisen kwamen jullie als beste uit de test. Daarna zijn we aan de slag gegaan!’’ – Karin Brandt

Het intranet is klaar, starten maar!

Het team achter Iris Intranet ging aan de slag. Het intranet kreeg een metamorfose en werd helemaal opgemaakt in de huisstijlkleuren van KinderRijk. Karin en haar collega’s waren druk bezig met de lanceringscampagne van VindingRijk, hoe hebben ze dit aangepakt?

‘’We hadden een team dat zich bezighield met de branding en implementatie van het intranet. Het thema van de lanceringscampagne: ‘VindingRijk de lucht in’. De grootste uitdaging is om collega’s die nauwelijks op een computer werken ook enthousiast te krijgen over het intranet. Want uiteindelijk gaat het hun werk écht makkelijker en leuker maken.

Om het intranet goed te laten landen hebben we de mascotte Rijk bedacht. Een roze mascotte met sneakers die centraal staat in alle communicatie over het nieuwe intranet. Rijk stond onder andere centraal in onze video over het intranet waar hij een rondleiding geeft langs de belangrijke functies van VindingRijk. Dit was een leuke en laagdrempelige manier om alle collega’s te laten zien wat VindingRijk is en wat het kan!’’ – Karin Brandt

‘’Een half jaar voor de livegang zijn we begonnen met informeren over de komst van een intranet. Er is een namenwedstrijd gehouden en in de maandelijkse nieuwsbrief stonden we telkens stil bij de ontwikkelingen van VindingRijk. Collega’s in de testgroep hadden vroege toegang tot het intranet en ze deelden hun bevindingen in de nieuwsbrief. Ook hebben we de locatiemanagers intensief getraind in het gebruik van het intranet.

De posters met ‘we zijn bijna in de lucht’ zijn een maand van tevoren opgehangen. Op de dag van de lancering zelf zijn op alle vestigingen ballonnen, met de tekst: ‘We zijn in de lucht’ geleverd. Samen met een informatiepakket met flyer, inloginstructies en een selfieposter. We wilden er echt een feestelijke lancering van maken!’’ – Karin Brandt

Na de lancering

KinderRijk heeft alles uit de kast getrokken om het intranet succesvol te lanceren op alle locaties. Ik vroeg Karin naar het effect van de campagne.

‘’Ik houd nauw in de gaten wat er gebeurt op VindingRijk. Het is leuk om te zien dat veel collega’s na de livegang direct zijn ingelogd op het intranet. We hebben ook een aantal actieve collega’s die regelmatig updates delen van leuke activiteiten op VindingRijk. Op dit moment heeft 70% van de collega’s ingelogd. We hebben acties bedacht om ook de rest ook over de streep te trekken, bijvoorbeeld het organiseren van een leuke speurtocht op het intranet.’’ – Karin Brandt

Vindingrijker door VindingRijk

Ik vroeg aan Karin over welke functie van het intranet ze het meest enthousiast is. Ze antwoorde zonder twijfel: de Vindmachine!

‘’De Vindmachine is absoluut een meerwaarde. Binnen onze organisaties is er ontzettend veel documentatie die snel vindbaar moet zijn. We hebben in totaal meer dan 400 beleidsstukken en werkinstructies waar de collega’s op de groep mee werken. Door het intranet kunnen ze nu eindelijk snel vinden waar ze naar op zoek zijn. Zo kunnen we nu de inhoud van de documenten ook doorzoeken, wel zo handig als je je de titel van een beleidsdocument niet herinnert.

Ook de nieuwsfunctionaliteit wordt veel gebruikt. Voorheen moesten we al het nieuws bundelen in een maandelijkse nieuwsbrief. Hierdoor kon het weken duren voor we nieuws konden delen. Door het intranet kunnen we dit direct delen. Zo is iedereen meteen op de hoogte.

Én het is echt fijn dat we nu collega’s sneller kunnen vinden. Collega’s van verschillende locaties kunnen nu makkelijk contact leggen en samenwerken. Ik merk ook dat sommigen me nu herkennen van het intranet, dat is echt leuk.’’ – Karin Brandt

Nog even een tip voor we afsluiten

Karin had vanaf het begin toegang tot de Iris Users Community, het platform waar alle communitymanagers van opdrachtgevers van Iris Intranet tips en tricks delen.

‘’Ik heb echt veel aan de Iris User Community gehad. Ik heb veel inspiratie opgedaan door te kijken naar platforms van andere organisaties, hun trainingsmateriaal en lanceringscampagnes. Als ik een vraag had hoefde ik die vaak niet te stellen, die was dan al eerder gesteld en beantwoord.

Ook de ideeënmodule op de Iris Users Community is echt een uitkomst: ik kan hier precies zien waar jullie mee bezig zijn, welke ontwikkelingen er aan komen en wat wensen zijn van andere opdrachtgevers.

Neem vooral een kijkje op de Iris Users Community als je met Iris aan de slag gaat!’’ – Karin Brandt

Ook benieuwd?

Ben je geïnspireerd en benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vul het contactformulier in, dan spreken we elkaar snel!