800 medewerkers, regio Westfriesland, Hoi! & trots op je werk

Als je gaat werken met een sociaal intranet kan er wel wat veranderen aan je functie. Hoe is dit bij gemeente Hoorn gegaan?

“Ik werk 13 jaar bij gemeente Hoorn en ik ben sinds de afgelopen 5 jaar verantwoordelijk voor de interne communicatie. We hebben in Hoorn een intranetteam gevormd met 4 collega's. 1 collega is echt een expert op het gebied van functioneel beheer, dus die weet heel veel van de technische kant en toegankelijkheid. 2 collega's en ik doen meer het community management. Dit doen we niet fulltime, maar door met een team te werken, houden we hier wel continu aandacht voor. Zo praten we 1 keer in de 2 weken een half uurtje bij over onderwerpen die er spelen.

Naast het plaatsen en onderhouden van de content op het intranet zijn wij ook bezig met het stimuleren van collega's om het intranet te gebruiken. Dit doe ik o.a. door zelf te reageren op berichten die geplaatst worden, collega's te taggen in berichten als zij juist kunnen helpen of meer informatie hebben over het onderwerp, collega's te adviseren op het gebied van communicatieve vraagstukken met een koppeling naar het intranet en hoe ze het kunnen gebruiken. Voorbeeld: er is een mooi project afgerond in de stad. Dan kan ik daar een bericht over schrijven en plaatsen op het intranet, maar het is natuurlijk beter en leuker als ze dat zelf doen. Daarover geef ik dan tips en spoor ik ze aan om het zelf te doen.” - Marloes Hoorn

Gemeente Hoorn is één van de organisaties die bij de regio Westfriesland horen. De zes organisaties hebben de zoektocht naar een nieuw intranet via één aanbesteding uitgezet. Waarom hebben ze dit samen opgepakt en hoe hebben ze dit aangepakt en met welk doel?

“Samen met de andere Westfriese gemeenten en WerkSaam Westfriesland hebben we besloten samen met een nieuw intranet aan de slag te gaan. Software of producten schaffen we waar dat kan samen aan. Niet alleen omdat het fijn is om van elkaar te kunnen leren en samen te werken, maar het gaf ons ook de mogelijkheid om de intranetten aan elkaar te koppelen. Want één van onze wensen was dat iedere organisatie een eigen intranet zou krijgen, maar we elkaar wel kunnen vinden op elkaars intranet en op die manier kunnen samenwerken.

Iris Intranet sloot het beste aan bij onze wensen. Iris had de mogelijkheid om een koppeling te maken tussen de verschillende intranetten, jullie dachten mee in kansen en over de doorontwikkeling en niet geheel onbelangrijk, jullie waren het gunstigste qua kosten. “- Marloes Hoorn

Toen eenmaal de leverancier gekozen was, zijn alle organisaties aan de slag gegaan met de uitrol en implementatie. Wel allemaal om de beurt, dus dat gaf ze de kans om van elkaar te leren. Gemeente Hoorn is bijna 2 jaar geleden live gegaan met hun intranet. Hoe hebben ze dit aangepakt?

“Allereerst hebben we een grote groep collega's, uit de hele organisatie, betrokken bij de voorbereidingen. We hebben ze sneakpreviews laten zien, we hebben ze gevraagd welke informatie ze nu echt nodig hebben op het intranet en welke functies ze willen gebruiken.

We hebben ervoor gekozen het intranet een naam te geven. Zodat het meer eigen wordt. Collega’s konden suggesties doen voor namen. Uiteindelijk hebben we via een Poll gekozen voor de naam Hoi!. Dit staat voor Hoorns Intranet en voor de laagdrempelige ontmoeting die je dankzij het intranet hebt. Toen Hoi! eenmaal live was zijn we gestart met een mini training. In de raadszaal hebben we aan zoveel mogelijk collega's uitleg gegeven over het intranet. Daarnaast hebben we diverse inloopmomenten georganiseerd, zodat collega's altijd de mogelijkheid hadden om vragen te stellen. Het is belangrijk om in de eerste weken goed te blijven peilen hoe het gaat in de organisatie. Daarom hebben we nog een aantal keren de voorlopers om feedback gevraagd, dus wat gaat er goed, wat kan beter en waar moeten we op inhaken. bij de collega's van de buitendienst zijn we met een aangepast programma langs geweest. Daar gingen we vooral in op het gebruik van de app. Hoe konden ze deze gebruiken, waar vinden ze informatie en hoe moeten ze hun profiel invullen. Zij zijn voornamelijk onderweg en dan is de app een handig middel om toch de verbondenheid te creëren met de organisatie.

Ook de foto actie was niet te missen. We hadden natuurlijk al goed gepromoot om je profiel zo volledig mogelijk in te vullen en daar hoort een goede profielfoto bij. We hebben een fotograaf geregeld zodat iedereen op de foto kon. Als grapje hebben we de collega's die geen foto hebben ingesteld een gekke profielfoto gegeven om ze op die manier toch aan te sporen een eigen foto te plaatsen😉. “- Marloes Hoorn

Dan ga je het intranet gebruiken en waar loop je dan als community adviseur tegen aan? Loopt alles zoals je voor ogen had of loopt het toch wel iets anders? Welke functionaliteiten worden er gebruikt? Hoe ga je om met de gehele situatie nu tijdens Corona?

“Er zijn een aantal functionaliteiten die vaak gebruikt worden op Hoi!. Denk bijvoorbeeld aan het Serviceplein. We hebben een aparte wegwijzer, zo heet het bij ons, laten maken voor het sociaal domein. Dat is echt een aparte tak van de gemeente Hoorn waar z'n 100 medewerkers aan werken. Alle handleidingen en werkinstructies kunnen zij daar vinden. Ook het nieuwsoverzicht wordt veel gebruikt, zowel door ons om er informatie op te delen als door de collega's om te weten wat er speelt in en om de gemeente. Groepen worden ook veel gebruikt. Er zijn diverse groepen van ‘trots op je werk’ tot ‘bij de koffieautomaat’ of sport gerelateerde groepen.

De groep ‘trots op je werk’ is ontstaan tijdens de coronapandemie, omdat we elkaar minder zien wilden we toch de mogelijkheid geven om projecten, nieuwtjes en gave dingen met elkaar te kunnen delen. Om die verbinding met elkaar te houden. Deze wordt actief gebruikt. Het intranet is nu echt de plek om collega’s te zien die je normaal gesproken op de gang tegenkomt. In het voorjaar kregen alle collega's een bos tulpen thuisbezorgd. In een bericht op het intranet stelde we de vraag of iedereen zijn verrassing al binnen had. De tijdlijn liep vol met foto's van tulpen, echt heel leuk!”- Marloes Hoorn

Steeds meer organisaties werken met tools van Microsoft365, zo ook gemeente Hoorn. Hoe pakken ze dit aan? En de WCAG-wetgeving?

“Wij zijn nu bezig met de integratie tussen Hoi! en de tools van Microsoft365. Zoals ik al aangaf heeft het verschillende voordelen dat wij als regio Westfriesland samenwerken. Zo ook met de integratie van Microsoft365. Bijvoorbeeld Werksaam Westfriesland heeft deze integratie al en daar kunnen we veel van leren. Zij delen filmpjes, testrapporten en laten zien hoe het werkt. Zo krijg je een goed beeld van hoe het bij ons straks werkt. Wij zien de integratie als een toevoeging op elkaar. Teams is de plek waar je inhoudelijk samenwerkt, en het intranet is de plek waar je communiceert over je werk. Hoi! is de plek voor verbinding en contact met de organisatie en je collega's.

We hebben natuurlijk als gemeente te maken met de WCAG-wetgeving. Binnen ons intranetteam zit een functioneel beheerder en zij let op de toegankelijkheid en checkt of het allemaal goed werkt. Het gaat daarbij niet alleen om het systeem, ook de content moet toegankelijk zijn. Collega's met een gehoorbeperking moeten bijvoorbeeld ook video's kunnen bekijken. Daarbij is het belangrijk dat er altijd ondertiteling aanwezig is.”- Marloes Hoorn

Iedere organisatie heeft uitdagingen en een intranet kan daar een handje bij helpen. Hoe pakt gemeente Hoorn dit aan? En wat gebeurt er in de toekomst met de rol als communitymanager?

“Hoi! blijft een belangrijk intern communicatiemiddel. Ik ben ook heel benieuwd naar de integratie met Microsoft365. We zullen collega’s helpen met het gebruik, wat doe je waar? Maar de meesten zullen zelf hun eigen weg vinden. Hoe ontwikkelt het intranet zich dan verder? Blijft het apart of wordt het toch meer een digitale werkplek met de functies van een sociaal intranet? Dat zijn interessante vragen waar we nu mee bezig zijn.

De rol van de communitymanager is bij ons al heel erg veranderd. Eerst was je vooral diegene die de collega's op weg moest helpen en nu breng je collega's in contact met elkaar op het intranet. De gesprekken op gang brengen zal altijd belangrijk blijven en dat doe ik met veel plezier.” - Marloes Hoorn