Tips

Actieve gebruikers op je digitale werkomgeving

Een digitale werkomgeving hebben is één, maar deze optimaal gebruiken is het tweede. Je moet rekening houden met allerlei zaken en dan schiet dat er nog wel eens bij in en dat is heel herkenbaar. Je hebt allerlei ideeën en je wil het liefste alles uitvoeren. Maar door de hectiek van de dag komt het er niet van. Of in ieder geval niet zoveel als je zou willen.

Actieve gebruikers

Hoe fijn zou het zijn als je eens met anderen hierover kan sparren en ideeën kan uitwisselen. Daarom organiseren wij regelmatig verschillende sessies om met elkaar te sparren over uitdagingen waar iedereen tegenaan loopt.

Vorige week woensdag (15 mei) was er een inspirerende sessie in samenwerking met Bind. Zij hebben een leuke blog geschreven over deze middag. Benieuwd naar andere sessies van Iris Intranet? Bekijk dan eens de agenda.

Laten we beginnen!

Bekijk hier de sessie samengevat in 1 minuut.

De middagsessie

Martin Siepel trapte de middag af met een presentatie over hun digitale werkomgeving. Martin is werkzaam als Community manager bij de gemeentelijke werkorganisatie De Kompanjie. In het verleden heeft hij diverse andere digitale werkomgevingen, waaronder die van de gemeente Oldambt, tot een succes gemaakt.

Vervolgens namen Peter Staal en Aschwin Geerts het stokje over. Zij hebben verschillende uitdagingen met deelnemers besproken. Daar zijn deze twee uitdagingen uitgekomen: “Hoe krijg ik mijn management mee?” en “Hoe krijg je gebruikers actief?”.

De deelnemers werden in twee groepen gesplitst en zijn samen aan de slag gegaan. De uitkomsten zijn hieronder opgesomd per uitdaging:

Hoe krijg je gebruikers actief?

Bepaal vooraf de visie en behoeften voor de digitale werkomgeving.
De hele organisatie staat met elkaar in verbinding, het is dus belangrijk dat het systeem goed werkt.
What’s in it for me? Bedenk waarom de medewerkers gebruik gaan maken van de digitale werkomgeving.
Laat het goede voorbeeld zien door gebruik te maken van ambassadeurs en managers.
Werk verschillende scenario’s uit met elkaar.
Maak gebruik van subtiele gamification.
Blijf de voordelen van het gebruik van een digitale werkomgeving herhalen.

Hoe krijg ik mijn management mee?

Vraag managers waar ze tegenaan lopen. Gebruik dit als insteek voor de digitale werkomgeving. Vaak is er te weinig tijd, de digitale werkomgeving is hier juist een oplossing voor!
Laat de cijfers zien. Laat zien wat werkt en wat niet werkt.
Door naast de manager te gaan zitten en te laten zien wat er allemaal kan, kan deze ineens “het licht gaan zien”.
Zorg dat je op de agenda komt van het management team zodat je hier regelmatig kunt presenteren hoe het gaat.
Laat andere voorbeelden voor zich spreken.
En vergeet vooral het “Fun-aspect” niet!

Gebruik je digitale werkomgeving optimaal

Waar kun je nu meteen mee beginnen?

Ga aan de slag met het betrekken van het managementteam en je potentiële leden om hen te laten zien waarom zij gebruik moeten maken van het platform. Kijk per team waar ze behoefte aan hebben en hoe je ze daarmee kunt helpen. Maak handige tips waar ze meteen mee aan de slag kunnen. En ga waar nodig, gewoon naast iemand zitten om ze op weg te helpen. Het is misschien wat tijdrovend, maar zeker de moeite waard! Lees hier het hele verslag van Bind.

Het was een waardevolle sessie en bekijk ook eens de video van deze middag. Een samenvatting van de middag in 1 minuut. Neem contact met ons op en wij kunnen je meer vertellen over Iris Intranet of ga zelf Iris ontdekken.