Alles over NIVO: het sociaal intranet van gemeente Overbetuwe

NIVO: Nieuw Intranet Voor Overbetuwe

Bijna tien jaar geleden begon gemeente Overbetuwe de zoektocht naar een nieuw intranet. ‘’We wilden een interactiever intranet. Het oude platform was te statisch,’’ vertelt René. ‘’We hebben verschillende partijen uitgenodigd, en Iris stak er bovenuit vanwege het gebruiksgemak en de andere wensen die we hadden.’’

Een nieuw platform betekende ook een nieuwe naam. ‘’Iedereen mocht meedenken over de naam,’’ zegt René. ‘’We hebben alle collega’s gevraagd om namen in te sturen. Als projectgroep hebben we een top vijf samengesteld waar iedereen op kon stemmen. Uiteindelijk werd het ‘NIVO’: Nieuw Intranet Voor Overbetuwe. Er zat ook een knipoog in de naam, omdat we het sociaal intranet naar een hoger niveau wilden tillen. Tijdens de lancering hebben we de nieuwe naam onthuld, we hadden een goochelaar uitgenodigd die de naam tevoorschijn toverde.’’

Meer dan alleen zakelijk gebruik

Inmiddels werken de collega’s van gemeente Overbetuwe al jarenlang met NIVO. In die periode is het platform flink ingeburgerd in de organisatie. ‘’Onze collega’s zijn nog steeds enthousiast over het intranet,’’ deelt René. ‘’Het is bedoeld voor zakelijk gebruik, maar er worden ook veel leuke dingen gedeeld. Zo heeft de personeelsvereniging een eigen groep waar foto’s van activiteiten worden gedeeld.’’

Laura vult aan: ‘’Als onderdeel van het onboardingtraject stellen nieuwe collega’s zich voor op de tijdlijn. Zo kunnen anderen direct kennismaken met hen en raken nieuwe medewerkers direct gewend aan NIVO.’’ ‘’We moedigen iedereen ook aan om alles te delen,’’ voegt René toe. ‘’We hadden bijvoorbeeld een Pokémon-groep. Sommigen vinden misschien dat zoiets niet thuishoort op het werk, maar we laten iedereen doen waar ze zich goed bij voelen. Dat stimuleert juist meer betrokkenheid en helpt bij de adoptie van het platform. Collega’s voelen de vrijheid en veiligheid om te delen wat ze willen, en de organisatie corrigeert zichzelf wel als dat nodig is.’’

Intranet innovatie

NIVO ziet er natuurlijk niet meer hetzelfde uit als acht jaar geleden, toen het platform werd gelanceerd. ‘’In september heb ik het stokje overgenomen van René,’’ vertelt Laura. ‘’In het afgelopen half jaar hebben we verschillende nieuwe functies aan het intranet toegevoegd. We zijn overgestapt naar een nieuw dashboard met tegels en snelkoppelingen, zodat collega’s sneller naar belangrijke pagina’s kunnen navigeren. Vers van de pers is de ‘storing en onderhoud’ widget op de startpagina waar we updates over technische problemen of onderhoudsactiviteiten delen. Door belangrijke informatie op NIVO te delen, verkorten we de rijen bij de servicedesk.’’

Informatie op maat voor elke collega

Een groot voordeel van een intranet dat al zo lang in gebruik is, is dat collega’s het platform door en door kennen. Een nadeel kan zijn dat er na al die jaren zoveel informatie is toegevoegd dat belangrijke content moeilijker te vinden is. Laura legt uit hoe ze hiermee omgaan bij de gemeente. ‘’Collega’s kennen de weg op NIVO,’’ vertelt Laura. ‘’Maar er staat natuurlijk ook verouderde informatie op, die we opschonen. Soms is het lastig om de juiste informatie te vinden vanwege de hoeveelheid content. Daarom gaan we aan de slag met de Content Coach. Ook ons Infoplein gaan we vernieuwen, zowel visueel als in de structuur van de informatie.’’ ‘’We kunnen daar nog veel verbeteren,’’ voegt René toe. ‘’We gaan de navigatie door het Infoplein aanpassen, zodat het makkelijker wordt voor collega’s om de juiste informatie te vinden.’’

Berichten op NIVO worden niet met álle collega’s gedeeld. Zo voorkomen ze dat collega’s overspoeld worden door grote hoeveelheden informatie. Gemeente Overbetuwe gebruikt daarvoor Iris Taxonomieën, een functionaliteit waarmee ze labels toekennen aan berichten zodat deze bij de juiste groep collega’s terechtkomt. ‘’We delen veel informatie op afdelingsniveau,’’ vertelt Laura. ‘’We hebben de taxonomieën ‘primair’ en ‘secundair’. Ik werk bijvoorbeeld in het team Informatie en Ondersteuning, dat is mijn primaire afdeling en het is belangrijk dat ik daar informatie over ontvang. Maar je kunt ook deels voor andere afdelingen werken, dat zijn dan je secundaire afdelingen die je ook kunt volgen.’’ ‘’Door een koppeling met de Active Directory wordt de taxonomie voor de primaire afdeling automatisch toegevoegd aan onze profielen,’’ legt René uit. ‘’Collega’s kunnen in hun profiel zelf aanvullen over welke andere afdelingen ze ook updates willen ontvangen.’’

De toekomst van NIVO

Een intranet is nooit helemaal af, beamen René en Laura. ‘’De laatste jaren zijn er veel mooie ontwikkelingen geweest bij Iris Intranet waarmee we NIVO verder kunnen ontwikkelen,’’ vertelt René. ‘’Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met andere software. Op deze manier wordt NIVO nóg meer de centrale plek tijdens onze werkdag.’’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.