Barbapapa, paard van troje en wees niet te streng

Herken je dit? Jij en jouw collega’s van Communicatie en Personeelszaken hebben een mooi plan voor een social intranet. Om de communicatie een boost te geven, samenwerken te bevorderen en mensen te verbinden. Kom je bij je collega’s van ICT, zijn zij minder enthousiast dan jij. Want: “Daar hebben we toch Office365 voor?” Of: “Dat heeft nu niet onze prioriteit, want we moeten eerst XYZ uitrollen…”

Hierover sprak ik op het online event ‘Intranet in de Zorg en Welzijn’ georganiseerd door communicatiebureau De Walvis, eind juni. Vanuit mijn ervaring leg ik uit hoe de ICT-afdeling wél enthousiast kunt krijgen en zo een gaaf intranetproject kunt starten. Ik gaf je handvaten en tips hoe je dit kan aanpakken.

We weten allemaal dat dit soms nog niet echt gesmeerd loopt, dus mocht je niet bij deze presentatie aanwezig zijn geweest dan lees je het in onderstaand artikel nog even rustig na.

Vooraf wil ik alvast één kanttekening plaatsen: niet elke relatie tussen communicatie en ICT verloopt even stroef. Deze tips zijn gebaseerd op vragen en uitdagingen die ik tegenkom tijdens mijn werk bij tientallen opdrachtgevers. En alle stereotypes en gemeenplaatsen komen dan voorbij. Het maakt het voor veel mensen herkenbaar, maar voor enkelen wellicht niet.

We beginnen met de eerste tip die we al kennen vanuit vroeger. Breng het intranet als iets anders dan dat het is. Komt het paard van Troje je bekend voor? Je hebt er vast wel eens van gehoord. Nou neem dat eens in je achterhoofd en ga zo, als communicatieadviseur, het gesprek aan met je collega’s van de ICT-afdeling. Dus niet gelijk binnen stormen en je gehele plan neerleggen. Maar laat dat plan aansluiten bij de plannen van ICT. Die hebben vaak een meerjarenplan voor de uitrol van een nieuwe werkplek. Hoe kan het intranet daarbij helpen? Of speel juist in op de aandachtspunten waar de ICT-afdeling zich mee bezig houdt. Laat zien hoe het intranet kan bijdragen aan veiligheid, Single Sign On, documenten stroom etc.

Als tweede tip wil ik je meegeven dat het goed is om je flexibel te bewegen. Je beweegt je als een soort barbapapa flexibel door de situatie en je past je verhaal aan waar nodig. Niet alleen meegaan in een meerjarenplan kan goed werken, maar ook het benoemen van de kostenbesparing of reductie van helpdesk calls. Managers houden ervan als iets hetzelfde doel bereikt, maar minder geld kost. Daarom kan het handig zijn om daarop in te spelen. Het is niet alleen dat er harde euro’s bespaard worden maar ook vooral veel tijd. Doordat medewerkers diverse antwoorden terug kunnen vinden op het intranet verminderen de vragen naar bijvoorbeeld de helpdesk van ICT. Doordat medewerkers allerlei facilitaire taken online kan regelen scheelt het weer vragen bij de facilitaire dienst, en ga zo maar door.

Dit klinkt misschien als een open deur, maar nog steeds zie ik communicatiemedewerkers richting ICT managers zeggen: ‘zo kunnen we beter samenwerken, werken we aan de cultuur van de organisatie’, etc. Dat is ook zo, maar dat ligt over het algemeen niet in de topprioriteiten van een ICT-afdeling.

Derde tip: laat zien hoe het is gesteld met de digitale vaardigheden van de medewerkers. Hoe jij daar als communicatieadviseur aan kan bijdragen. Gaat het nu goed, wat missen de medewerkers, waar lopen ze tegenaan, hebben ze meer ondersteuning nodig? Allerlei vragen die je kan gaan onderzoeken en waar een intranet een grote rol bij kan spelen. Zo help je de ICT afdeling bij het bereiken van hun doelen.

En als laatste tip wil ik meegeven. Wees niet te streng voor jezelf. Zorg dat je de uitdaging aangaat en je eigen behoeftes en de behoeftes van de anderen op elkaar laat aansluiten.