Beschuit met muisjes, heel veel trainingen en verjaardagen zijn heilig

Waar het allemaal begon

Voordat gemeente Stadskanaal aan de slag ging met Stan, maakte ze gebruik van een statisch intranet. Vaak werden de nieuwsberichten versnipperd doorgestuurd naar de communicatieadviseurs met de mededeling: ‘maak er maar een leuk verhaaltje van’. En dat was nog niet het ergste, want het intranet werd om de 2 uur ververst. Dus wanneer er een bericht op 1 minuut over 10 geplaatst werd, kwam deze pas om 12 uur online. Geen doen, dus er moest wat gebeuren!

Gemeente Stadskanaal is heel breed gaan kijken want ze hadden diverse wensen en kansen die ze wilden gaan benutten met een nieuw sociaal intranet.

“We maakten gebruik van een heel statisch intranet. We konden ervoor kiezen om weer voor een statisch intranet te gaan, maar daar konden we onze wensen niet in waarmaken. Daarnaast hoorden we ook over een sociaal intranet en welke mogelijkheden dit had. Dat trok meer onze aandacht. Ook werd ons verteld dat er een semi sociaal intranet bestond, maar dan zouden we waarschijnlijk over 2/3 jaar weer tegen hetzelfde probleem aan lopen als nu. Om dat risico niet te lopen hebben we uiteindelijk gekozen voor een sociaal intranet.” – Jeanine & Irene

Iris Intranet past qua look & feel goed bij wat gemeente Stadskanaal voor ogen had. Vanuit ICT was er ook een duidelijke voorkeur voor Iris, onder andere door de geavanceerde integratie met Office365.

Geboorte van Stan

Toen de leverancier eenmaal gekozen was, was het tijd voor een goede implementatie en uitrol van het intranet. Dat is overigens ongelofelijk snel gegaan. In november zijn ze gestart en in januari ging Stan live.

Allereerst is gemeente Stadskanaal begonnen met het kiezen van de naam. Samen met het pioniersteam hebben ze een brainstormsessie georganiseerd. Gezamenlijk is daar een top 3 van mogelijke namen uit gekomen. Alle collega’s kregen stemkaartjes van de gekozen namen. Deze mochten ze inleveren in een grote stembus midden in de kantine. Stan was de overduidelijke winnaar. Meer dan 50% stemde voor Stan. De naam Stan staat voor Stadskanaal Netwerk. De rest van de implementatie hebben we ook gegoten in het geboorte thema. Daarover lees je straks meer.

Voor en door collega's

Wanneer je met iets nieuws begint heb je natuurlijk een aantal wensen en verwachtingen. Zo ook gemeente Stadskanaal.

“Een van de wensen was om de betrokkenheid van collega’s te vergroten. Dus echt een platform voor en door collega’s en niet van de afdeling communicatie. En we verwachtten dat daardoor het intranet ook meer gebruikt zou gaan worden.

We moeten zeggen dat onze verwachting nog niet geheel is uitgekomen. We zitten echt in de groeifase, want sommige collega’s vinden het nog best spannend om een bericht te plaatsen. Er wordt nog vaak de vraag gesteld: ‘doe ik het zo goed?’ De ene collega heeft hier meer moeite mee dan de ander. Het is nu gewoon erg belangrijk dat we doorgroeien en daar zijn we hard mee bezig.” – Jeanine & Irene

Livegang

Begonnen met een introductie, centrale aftrap, een kinderwagen, geboortekaartjes, beschuit met muisjes, trainingen en nog veel meer. Jeanine & Irene vertellen je er alles over.

“Op de dag van livegang hebben we een kinderwagen bij de personeelsingang neergezet. In de kinderwagen zat een pop met een heleboel geboortekaartjes, want Stan was geboren. Met de geboortekaartjes werden de collega’s uitgenodigd om naar de lancering van Stan te komen met een lekker beschuitje. Bij de lancering heeft onze manager een praatje gehouden en het dashboard van Stan laten zien.” – Jeanine & Irene

Op de vraag of er ook bepaalde trainingen of workshops gegeven zijn, werd het volgende gezegd.

“Dat wil je niet weten! We hebben er zóveel gehad. Bij de laatste waren we er eerlijk gezegd ook wel een beetje klaar mee 😉. Ieder team had de mogelijkheid om een training aan te vragen. Er zijn ongeveer 20 teams zijn langs geweest.

Bij iedere training zorgden we ervoor dat de groep van het desbetreffende team klaar stond, we deelden tompoezen uit want we hadden natuurlijk iets te vieren. Daar maakten we een foto van zodat we deze via Stan in de groep konden delen. Zo konden we onze training meer vormgeven.

Lang niet alle collega’s zijn bekend met Social Media en vinden het sociale aspect van het intranet dus best spannend. Daarom hebben we het in deze training echt gehouden bij de basis functionaliteiten. Tijdens de training hebben we vooral de focus gelegd op het profiel en het dashboard. Daar wordt nu ook goed gebruik van gemaakt. Het volgende aandachtspunt wordt de groepen. Deze worden nu nog maar zelden gebruikt.” – Jeanine & Irene

Verjaardagen zijn heilig

Binnenkort wordt iedereen van gemeente Stadskanaal op de foto gezet. De profielfoto’s op Stan waren overgenomen van het oude intranet. Van sommige collega’s was dit al een foto van 10/15 jaar geleden, dus die waren wel aan vervanging toe. En bij gemeente Stadskanaal vinden ze het heel leuk om allerlei dingen met elkaar te delen.

“Iedereen is heel betrokken met elkaar. Zo zijn verjaardagen echt heilig! Iedereen is helemaal weg van de Verjaardagenwidget. Als er iemand jarig is wordt er van alles uit de kast getrokken. Daarnaast is er ook een lunchgroepje. Ieder vrijdag gaan zij ergens anders lunchen en er wordt trouw iedere vrijdag een poll uitgezet met nieuwe plekken om te gaan lunchen. Dat is erg leuk om te zien. Zelf vind ik de RSS-feed heel erg fijn. Zo kun je zelf bepalen welke informatie van buiten Stan naar je toe komt. Zo maak je het echt eigen. Dat geeft echt wel een meerwaarde om Stan snelle te gebruiken.” – Jeanine & Irene

Toekomst

Zoals je al wel hebt kunnen lezen is Stan nog zeker niet uitgegroeid. Ze blijven groeien en door ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan een integratie met Office365 of Iris Onboarding. Gemeente Stadskanaal wil dat Stan dé centrale plek wordt waar medewerkers hun werkdag starten.

“We hebben echt nog wel een aantal aspecten waar we de komende periode mee aan de slag gaan. Zo hebben we interesse in de App en Iris Onboarding. Onze P&O afdeling geeft vaak aan dat in- en uitwerking van medewerkers niet goed verloopt. Als we daar een goede oplossing voor kunnen maken in Stan zou dit natuurlijk super zijn! Ook willen we nog graag een aantal interne campagnes uitzetten om het gebruik van Stan te verbeteren. Zodat teamleiders meer ambassadeurs worden en dat ook de hogere lagen in de organisatie zichtbaarder worden op Stan. Sinds kort hebben we ook widgets voor onze mail, agenda en to-do list! Super handig. We blijven Stan steeds verder door ontwikkelen naar de wensen en behoeftes van onze collega’s.” – Jeanine & Irene

Benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Neem eens een kijkje tussen alle functionaliteiten en Iris uitbreidingen.. Of neem contact op met onze Sales adviseurs, zij helpen je graag.