Bundel alle kennis en vaardigheden van 67 huisartsen

Nieuwe naam

In 2019 is de naam BV Zorg Oude IJssel aangepast naar Huisartsenzorg Oude IJssel. Binnen de regio bundelen 67 huisartsen hun kennis en vaardigheden om te komen tot een sterke eerstelijnszorg. Huisartsenzorg Oude IJssel ondersteunt in het organiseren en regelen. Ontwikkelingen in de zorg volgen elkaar in rap tempo op en het is daarom goed dat er steeds meer samen gedaan wordt, om een structurele verbinding tussen alle zorgverleners te leggen en de best mogelijke eerstelijnszorg te bieden in de regio.

“De betrokkenheid van de huisartsen bij de organisatie is hoog en dat koesteren we.” – Esmé Wind

Onze interne doelgroepen zitten vooral extern...

Eén van de redenen dat Huisartsenzorg Oude IJssel een sociaal intranet wilde was omdat de interne doelgroepen vooral extern zitten. Dit klinkt misschien een beetje verwarrend maar Huisartsenzorg Oude IJssel is een organisatie waarbij de meeste mensen in de huisartsenpraktijken en huisartsenpost in de regio werken.

“Wij hebben ongeveer 23 mensen hier op kantoor, dan hebben we nog een huisartsenpost waar ongeveer 27 triagisten werken en de huisartsenpartijken in de regio waar een huisarts, praktijkondersteuner, doktersassistent en tegenwoordig ook een praktijkmanager werkt.” – Esmé Wind

Merendeel van de collega’s zit dus letterlijk op afstand. En dat maakte het in het begin enorm lastig om hen te benaderen en het was ook lastig om elkaar te benaderen. We wilden kennis delen en kennis maken met elkaar waarbij je niet alleen informatie zendt naar je collega’s maar dat je ook de mogelijkheid hebt om interactie met elkaar te hebben.

BVZ draait doorrrrrrr

Het intranet was er en het uitrollen kon beginnen. Daar wist Huisartsenzorg Oude IJssel wel raad mee. De implementatie van het intranet heeft Huisartsenzorg Oude IJssel groots aangepakt. Er is een speciale avond georganiseerd met dezelfde invulling als bij ‘De Wereld Draait Door’. Er was een Matthijs van Nieuwkerk, er zijn gasten uitgenodigd, er was een sidekick en ze zijn ook gestart met ‘Aan tafel’ op de krukken. En “Nico Dijkshoorn” mocht niet ontbreken.

In de pauze was er een fotograaf zodat mensen gelijk een mooie profielfoto konden laten maken en er waren een aantal laptops aanwezig zodat je alvast je eigen profielpagina op het intranet kon aanmaken.

“Er waren ongeveer 200 mensen aanwezig bij “BVZ draait door”. De avond was erg leuk en is goed ontvangen. Ik hoor nog steeds mensen zeggen: ‘Weet je nog die avond van de BVZ draait door?’ Leuk om te horen.” – Esmé Wind

Gluren bij de buren

Het intranet van Huisartsenzorg Oude IJssel wordt vooral gebruikt om kennis te delen, informatie op te halen maar ook voor het inschrijven voor de scholingen. Er zijn een aantal scholingen verplicht en je kunt je alleen aanmelden via het intranet. Ze gebruiken hier een module in Iris Intranet voor die lijkt op Bol.com. Een huisartsenpraktijk kan voor de hele praktijk scholingen uitzoeken, inschrijven en in het ‘winkelwagentje’ doen. Deze wordt dan in één keer betaald via iDeal.

“Alle betalingen lopen via iDeal, factuur via de mail en de inschrijving is geregeld. En omdat iedereen wel een keer een scholing volgt, hadden wij gelijk heel veel gebruikers op het intranet. Huisartsen hebben aangegeven het intranet ook graag te willen gebruiken om te ‘gluren bij de buren’. Want waarom steeds zelf het wiel uitvinden als iemand al een oplossing heeft.” – Esmé Wind

Is iedereen op de hoogte?

Huisartsenzorg Oude IJssel maakt gebruik van een tweewekelijkse nieuwsbrief zodat iedereen op de hoogte is van belangrijke onderwerpen. In de nieuwsbrief staan een paar inleidende zinnen en wanneer iemand het hele artikel wil lezen klik je op de link naar het intranet.

“De e-mail zal hier nooit helemaal verdwijnen. Wij hebben onderzoek gedaan en de medewerkers willen toch wel graag een nieuwsbrief in de mail ontvangen met een link naar het intranet. Met de achterliggende gedachte dat je dan op het intranet bent en je dan verder gaat kijken. En het werkt, ik zie steeds meer collega’s op het intranet.” – Esmé Wind

Zenders & halers

Op een intranet is niet altijd iedere gebruiker even actief. Esmé noemt deze gebruikers ‘zenders en halers’. Er zijn mensen die zelf minder actief zijn op het intranet maar ze weten vaak wel waar ze hun informatie kunnen halen en doen dit ook. Dit is alleen niet altijd zichtbaar.

“Op een verjaardag zie je ook vaak deze verschillen, mensen die veel aan het woord zijn en mensen die alleen luisteren.” – Esmé Wind

Wij-gevoel

Het intranet vervangt niet de ‘reallife’ bijeenkomsten maar het versterkt juist. Het intranet wordt veel gebruikt om kennis en informatie met elkaar te delen, er wordt gereageerd op informatie en ook de directeur van Huisartsenzorg Oude IJssel is actief op het intranet! Maar zo is er ook ruimte voor persoonlijke berichten op de tijdlijn en daar komen dan verschillende reacties op. En dat geeft een wij-gevoel. Wanneer je elkaar dan tijdens een bijeenkomst treft is er herkenning.

“Omdat het voor de gebruikers mogelijk is om te reageren op berichten kunnen wij als organisatie daar ook weer wat mee. Wanneer je reacties leest die niet helemaal zijn begrepen, dan speel je daar nu makkelijker op in.” – Esmé Wind

Kijkje in de glazenbol

Huisartsenzorg Oude IJssel gaat gebruik maken van de Iris App. Er is gekozen voor een app omdat bijvoorbeeld medewerkers van de huisartsenpraktijken en de huisartsenpost niet altijd de gelegenheid hebben om tijdens hun dienst op het intranet te kijken. Dus als ze het intranet ook op hun telefoon via een handige app kunnen openen zullen ze eerder nog even kijken of reageren op berichten. Ook laten cijfers zien dat een smartphone vaak gebruikt wordt voor het inloggen op het intranet. En de app is veel gebruiksvriendelijker dan alleen de snelkoppeling.

“Dat we makkelijker toegang tot het intranet hebben was één van de redenen om gebruik te gaan maken van de app. Ik hoop dat de app veel gebruikt gaat worden. De toegang tot het intranet is nog makkelijker zodat we misschien ook wel buiten werktijd gaan reageren, net zoals met Facebook of WhatsApp! – Esmé Wind

Tot slot heeft Esmé nog een aantal tips:

1. Kijk eens terug op de dingen die het intranet de organisatie gebracht heeft en wat je allemaal bereikt hebt. Dat geeft je positieve energie;
2. Zorg dat je de intranetgebruikers verschillende mogelijkheden aanbiedt om naar het intranet te gaan, zoals bij ons de nieuwsbrieven, roosters, urenverantwoording of aanmeldingen voor een scholing;
3. Blijf onderzoek doen naar het gebruik van het intranet. Wat wordt er gebruikt, wat missen de gebruikers of wat zijn de verwachtingen? Op die manier betrek je de gebruikers bij het intranet en ontstaat er een breder draagvlak.