Dille & Kamille biedt natuurlijke eenvoud voor huis, tuin en keuken. Warmte, rust en harmonie zie je terug in de 26 vestigingen verdeeld over Nederland en België. En natuurlijk ook in de webwinkel, waar besteld wordt vanuit Nederland, België en Frankrijk.
We hebben 't met Lysanne van den Tol (Webwinkel coördinator bij Dille & Kamille) over 'DenK', het social intranet van Dille & Kamille, waarmee ze sinds mei 2015 live zijn.
“Communicatie tussen kantoren en vestigingen moest makkelijker gaan,” licht Lysanne toe. “Voordat we aan een social intranet begonnen, communiceerden we via mail en stuurden we iedere vrijdag een 'weekbericht'.”
Intern communiceren via de mail is niet direct makkelijker communiceren. In tegendeel, veel informatie gaat verloren in overvolle inboxen en een medewerker is veel tijd kwijt met 't lezen van mail. "We merken nu al dat het interne mailgebruik flink terug is gedrongen."
"Het is een hele informele organisatie, iedereen loopt gemakkelijk bij elkaar naar binnen," zegt Lysanne. “Maar dat wordt lastig met zoveel vestigingen, en met het social intranet kunnen we elkaar dan toch 'online' leren kennen."
Het delen van kennis is een speerpunt van het intranet: “Er worden onder andere foto's gedeeld van presentatietafels,” vertelt Lysanne. “Zo kan iedereen inspiratie opdoen over hoe bepaalde vestigingen nieuwe artikelen presenteren.”
Daarnaast organiseren vestigingen ook zelf workshops voor klanten: “Door dit te delen als vestiging zorg je ook voor zelfvertrouwen en inspiratie bij andere vestigingen: 'Wij kunnen ook zo'n workshop organiseren!' ”
Een andere manier van kennis delen doet de directeur van Dille & Kamille: zeggen wat je doet. Working out loud!
“Onze directeur plaatst nu wekelijks een blog waar hij mee bezig is geweest. Normaal krijg je daar niks van mee, maar 't kan wel van invloed zijn op je dagelijkse werkzaamheden,” vertelt Lysanne. “En we krijgen daar ook veel positieve reacties op!”: collega's vinden het belangrijk om te weten wat de directeur doet.
“We hebben vooral voor Iris gekozen omdat 't heel gebruiksvriendelijk is,” vertelt Lysanne. Toch is 't niet altijd even makkelijk: “Het is een hele andere manier van werken en collega's moeten daarin mee gaan.”
“De wat nieuwere vestigingen kunnen eerder uit de voeten met DenK,” licht Lysanne toe. “In oudere vestigingen is altijd al op een bepaalde manier gewerkt en daar is veranderen een uitdaging."
"Als mensen veel uitleg nodig hebben om ermee te kunnen werken, dan maakt niemand er gebruik van."
Om te zorgen dat 't intranet door iedereen gebruikt werd heeft Dille & Kamille (al voordat 't intranet er was) binnen het hoofdkantoor een redactie gevormd met 5 collega's van verschillende afdelingen. En daarnaast is in iedere vestiging een ambassadeur aangesteld.
“Met de redactie en ambassadeurs hebben we evaluaties gehouden over DenK,” vertelt Lysanne. “Hierdoor hebben we goed inzichtelijk hoe iedere vestiging erover denkt en waar ze tegenaan lopen.”
Tijdens die evaluaties zijn specifieke vragen gesteld over hun gedrag op het intranet. “We vroegen dingen als 'Wat deel je en wat niet?' en 'Waarom doe je dat?' ” legt Lysanne uit. “Op deze manier lukt het motiveren van werknemers ook beter! Je stimuleert ze namelijk om berichten te plaatsen op het intranet.”
1. Collega's betrekken
“Wat bij ons goed werkte was dat we voorafgaand aan de hele aanbestedingsfase met collega's een redactie hebben gevormd om te kijken wat iedereen vond van het intranet,” vertelt Lysanne. “Op deze manier hebben we collega's al betrokken voordat DenK er was.”
2. Steun van bovenaf
Een veel genoemde tip, en Dille & Kamille bewijst dat 't echt toevoegt: “Het was fijn dat we van bovenaf al steun hadden: de vraag kwam namelijk van de directie. Hierdoor zijn andere medewerkers eerder geneigd er gebruik van te maken.”
3. Pollepels (of een andere leuke standaardprofielfoto)
Je profiel vullen is een belangrijke eerste stap om te starten met je intranet, maar hoe krijg je jouw collega's zo ver? “Ieder profiel had een standaard profielfoto van een pollepel. We hebben toen iedere vestiging een pollepel gestuurd met een kaartje eraan 'Neem snel een kijkje op DenK, want je blijft toch liever geen pollepel?'”
"Er werd in de gangen tegen elkaar gezegd: 'ben jij nog steedseen pollepel?'"
“Je probeert toch op een leuke manier iedereen op het intranet te krijgen,' zegt Lysanne. “En dat werkte goed!”
Benieuwd wat Iris voor jouw organisatie kan betekenen? Download hier de gratis User Stories en lees ervaringsverhalen van gebruikers.
Downloaden