De kracht van contentplanning en relevante informatie: het intranet van Pieter van Foreest

Het intranet: hét startpunt van je werkdag

Met 4200 collega’s en 1500 vrijwilligers is Pieter van Foreest de grootste ouderenzorgorganisatie in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. Op 25 locaties biedt de organisatie een breed scala van zorg aan, waaronder verpleeghuiszorg, thuiszorg, revalidatiezorg en dagvoorzieningen. In december 2020 vervingen ze het verouderde intranet en ging het nieuwe platform live. ‘’Het was spannend om tijdens de pandemie live te gaan,’’ deelt Ilonka. ‘’Maar het bleek ook waardevol dat we direct met alle collega’s in één community zaten. Zo was het heel gemakkelijk om belangrijke updates te delen.’’

Omdat het platform tijdens de pandemie live ging, hebben ze zich destijds gefocust op de basis. Nu gebruiken ze meer functionaliteiten van het intranet. ‘’We werken veel met groepen,’’ vertelt Ilonka. ‘’We hebben een koppeling met AFAS en maken actief gebruik van groepskoppelingen zodat gebruikers automatisch worden toegevoegd aan relevante groepen. Zo zijn collega’s automatisch lid van de groep van het eigen team of locatie. Naast het organisatienieuws krijgen ze zo ook andere informatie mee die voor hen belangrijk is. Ook hebben we een koppeling met Microsoft 365. Het fijne daarvan is dat mensen die aan de locatiegroep op Pieters Intranet gekoppeld zijn ook direct lid worden van de SharePointgroep van hun locatie. Zo hebben ze direct toegang tot hun documenten. Dat maakt het intranet nóg meer een echte startpagina of landingspagina voor collega’s.’’

Één plek voor kennis en inspiratie

Door het werken met groepen wordt het gemakkelijker om kennis en inspiratie over bepaalde onderwerpen uit te wisselen tussen collega’s. Op Pieters Intranet wordt hier enthousiast mee gewerkt. ‘’Als een bericht iets te maken heeft met P&O wordt het in de P&O groep geplaatst,’’ vertelt Nadia. ‘’Iedereen is daar lid van dus dat bericht wordt sneller veelvuldig gelezen. Naast de ‘verplichte’ groepen hebben we ook veel groepen die je kúnt volgen, zoals de groep vitaliteit en werkplezier. Daar staan allerlei leuke tips in over werkplezier. Door het werken in groepen wordt kennis veel gemakkelijker uitgewisseld tussen locaties. Een mooi voorbeeld is de groep van kwaliteitsverpleegkundigen, zij spelen een belangrijke rol op de locaties. In de groep stellen ze vragen aan elkaar van ‘goh, hoe zit dat op jouw locatie?’ of ‘wie is hier wel eens tegenaan gelopen?’ zo wisselen ze samen kennis en ideeën uit.’

Contentplanning & fun op het intranet

Als beheerder besteedt Nadia veel tijd aan Pieters Intranet. Ze deelt hoe ze met het team de content plant en hoe ze met fun-content het intranet toegankelijk maakt voor iedereen. ‘’We doen veel met inhaakmomenten. We bekijken aan welke dagen we aandacht willen besteden en we bereiden de highlightbanners en berichten al voor,’’ vertelt Nadia. ‘’Ook de data van overleggen die belangrijk zijn voor meerdere collega’s delen we op het intranet,’’ voegt Ilonka toe. ‘’We zijn een grote organisatie dus de data van het bestuurlijk overleg of centrale cliëntenraadsoverleg en bijvoorbeeld evenementen en symposia wordt ook gedeeld op het intranet.’’

‘’En ook gedurende het jaar delen we veel content om collega’s enthousiast te maken over het intranet,’’ deelt Nadia. ‘’Elke woensdag delen we de ‘wijze woensdag tip’, een korte tip over het gebruik van Pieters Intranet die we in de highlightwidget aankondigen. En we delen de ‘vacature vrijdag’, waarbij we interne vacatures onder de aandacht brengen bij collega’s. Ook schrijft een van onze collega’s een blog over haar werk als verzorgende. Die delen we op het intranet. Zo worden de collega’s die niet in de zorg werken meegenomen in de beleving van de zorgmedewerker.’’

Groeien door snoeien

Om ervoor te zorgen dat collega’s snel belangrijke informatie terugvinden, is het van belang dat er zo weinig mogelijk verouderde informatie terug te vinden is op het platform, groeien door te snoeien dus. Nadia deelt hoe ze dit aanpakt.

‘’We besteden veel aandacht aan het up-to-date houden van de informatie op Pieters Intranet,’’ vertelt Nadia. ‘’We willen de zoekmachine zo optimaal mogelijk laten werken, dus regelmatig verwijder ik oude nieuwsberichten. We maken ook actief gebruik van de Content Coach. Als superbeheerder heb ik een overzicht met alle pagina’s die door collega’s gecontroleerd moeten worden. Ik leg collega’s dan uit waarom het belangrijk is dat we de informatie actueel houden, en gelukkig staan collega’s er echt voor open om dat bij te houden. Zo houden we Pieters Intranet schoon en vinden collega’s gemakkelijker de informatie.’’

De toekomst van Pieters Intranet

Inmiddels is Pieters Intranet 3,5 jaar live. Ik vroeg Ilonka en Nadia naar de toekomstplannen. ‘’We gaan vernieuwen,’’ zegt Nadia. ‘’Inderdaad,’’ vult Ilonka aan. ‘’We gaan de 4^e verjaardag van Pieters Intranet in, en we gaan voor die tijd het intranet opfrissen. Jullie hebben ook onwijs veel doorontwikkeld. We gaan het dashboard vernieuwen en met snelkoppelingen maken we het nog gemakkelijker om naar het servicedeskportaal of kennisplein te navigeren.’’

Een gouden tip!

Dat Ilonka en Nadia veel aandacht besteden aan Pieters Intranet besteden is inmiddels wel duidelijk. Ik vroeg hen wat ze andere communitymanagers en intranetbeheerders willen meegeven.

‘’Het start echt bij je collega’s,’’ zegt Ilonka. ‘’Inventariseer dus ook vooral wat zíj willen. Bedenk het niet voor ze maar bedenk het met ze. Ga in gesprek en blijf in connectie met elkaar. En zorg ook dat het platform voor iedereen interessant is. Bij ons werken veel verschillende mensen: van jonge professionals die net van de opleiding af zijn tot collega’s voorbij de pensioengerechtigde leeftijd. Een grote diversiteit in collega’s in alle vormen, dus het is belangrijk om die diversiteit aan bod te laten komen in wat we delen.’’ ‘’Zorg ook zeker voor een goede balans tussen de leuke content en het organisatienieuws,’’ voegt Nadia toe. ‘’Zo heb je voor ieder wat wils. En zorg dat je het intranet opgeschoond houdt. Prik vaste momenten en verwijder oude content. Zo vinden collega’s veel gemakkelijker de informatie die zij zoeken.’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.