De oplossing voor zorgkennis op één plek: het sociaal intranet van Sa-Net

Sa-Net: kleine zorglocaties, veel kennisdeling

Sa-Net heeft verschillende locaties en biedt een breed palet van zorg aan. Midden 2022 ging de organisatie op zoek naar een nieuw sociaal intranet. ‘’We hebben allerlei kleine woonvormen voor mensen die niet zelfstandig kunnen wonen,’’ vertelt Inge van den Tillaard, adviseur kwaliteit & veiligheid. ‘’We bieden 24-uurszorg, ambulante zorg en we hebben gezinshuizen. Onze woonvormen zijn écht klein, we geloven in kleine en directe zorg. We hebben dus veel kleine locaties. En dan sta je voor de uitdaging: hoe verbind je al die locaties met elkaar?’’

Een andere uitdaging voor Sa-Net was hoe ze kennis en informatie gemakkelijk konden delen met collega’s. Dat was een van de redenen om van SharePoint te overstappen naar Iris. ‘’Onze doelgroep loopt zeer uiteen,’’ legt Inge uit. ‘’Onze collega’s moeten iets weten van GGZ-problematiek, van niet- aangeboren hersenletsel, van verstandelijke beperkingen en nog meer. In onze organisatie is er veel kennis, en we willen de medewerkers voorzien van actuele informatie zodat ze hun werk goed kunnen doen. Ons kwaliteitshandboek was opgezet in SharePoint. Dat werkt best goed, áls iedereen begrijpt hoe SharePoint werkt. En dat kan best ingewikkeld zijn. Voor ons was het belangrijk dat we dat op het nieuwe platform beter zouden kunnen doen.’’

Nadat Sa-Net besloot aan de slag te gaan met Iris organiseerden we een Content Canvas Workshop. Samen dachten we na over de inrichting en informatiestructuur van het nieuwe intranet. ‘’De manier waarop triptic ons bij de hand nam was heel prettig,’’ vertelt Inge. ‘’De inspiratiesessie heeft ons enorm geholpen om keuzes te maken over de inrichting. Met een groep collega’s hebben we de contentstructuur bepaald en daar zijn we niet veel van afgeweken. Het voordeel van een kleine organisatie is dat we slagvaardig kunnen werken en snel beslissingen kunnen nemen.’’

De vroege vogels van InSaNet

Een goede intranetnaam zorgt ervoor dat het platform écht een begrip wordt in de organisatie. Inge deelt hoe ze aan hun intranetnaam kwamen: ‘’We zagen veel leuke namen voorbijkomen. Sa-Net heeft natuurlijk het woord ‘net’ al in de naam, dus ons intranet heet ‘InSaNet’. Het uiltje in ons logo staat voor een professionele en wijze organisatie. Onze intranetambassadeurs heten dan ook ‘vroege vogels’, zij hebben hun collega’s enthousiast gemaakt over het nieuwe intranet. Tijdens een medewerkersbijeenkomst hebben we het intranet gelanceerd en daarna heb ik nog workshops georganiseerd voor collega’s die vragen hadden over het intranet. Nu zit Insanet in het inwerkprogramma: nieuwe collega’s krijgen direct een introductie van het intranet.’’

Van vroege vogels naar enthousiaste gebruikers

Bij organisaties met veel niet-bureauwerkers kan het lastig zijn om ervoor te zorgen dat collega’s veel gebruikmaken van het intranet. Toch kan je dit met slimme inrichtingskeuzes realiseren, legt Inge uit. ‘’Onze zorgcollega’s maken allemaal gebruik van het elektronisch cliëntendossier. De toegang naar het ECD hebben we geregeld via het intranet. Als je de computer opstart wordt InSaNet automatisch opgestart en zo navigeer je via de applicaties naar het ECD. Zo komen collega’s toch op het intranet en krijgen ze belangrijke nieuwsberichten of informatie mee. Met Single-Sign-On loggen ze gemakkelijk in op andere applicaties zonder telkens opnieuw gegevens in te voeren.’’

InSaNet: dé bestemming voor kennis en training

Een van de dingen waar het intranet van Sa-Net in uitblinkt, is de hoeveelheid en diversiteit van kennis die er te vinden is. Door gebruik te maken van verschillende servicepleinen met allerlei onderwerpen zorgt Inge ervoor dat belangrijke informatie snel en gemakkelijk terug te vinden is voor collega’s. ‘’De servicepleinen allemaal zijn ingericht met logo’s in dezelfde stijl zodat het er overzichtelijk uitziet,’’ legt Inge uit. ‘’Er is veel informatie te vinden maar het is ook de kunst om zuinig te zijn met wat je deelt. Zo blijven medewerkers de toegevoegde waarde ervan inzien. We hebben verschillende servicepleinen met informatie, zoals ‘zo werken wij’ waar collega’s informatie vinden over onder andere onze missie en ICT en ‘jij als medewerker bij Sa-Net’ met verschillende artikelen over je loopbaan en ontwikkeling bij de organisatie. Op onze kennisbank is informatie te vinden over onder andere geestelijke gezondheidszorg en de Wet zorg en dwang. Bij ‘Sociaal en vitaal’ vinden collega’s lokale informatie over wat er plaatselijk geregeld is qua voorzieningen, bijvoorbeeld over voeding, ontspanning en emotionele gezondheid. Én we hebben nog een serviceplein voor nieuwe medewerkers met een Achterhoeks tintje: ‘Ie heurt durbi’j’. Daar vinden nieuwe collega’s belangrijke informatie terug die je moet weten als je nog maar kort bij ons werkt. In het begin kan het allemaal wat overweldigend zijn en die hoeveelheid proberen we een beetje te doseren.’’

Sa-Net organiseert ook veel trainingen om collega’s verder op te leiden. Inge deelt welke rol het intranet hierin speelt: ‘’Onze scholings- en activiteitenkalender hebben we vastgezet op de startpagina. We zijn een professionele organisatie met veel aandacht voor scholing, dus die moeten in het oog springen. De scholingskalender hebben we voor het hele jaar gepresenteerd op het intranet. Dat gaat van BHV basisscholing tot verdiepingscursussen die we allemaal intern organiseren. Op de achterkant draait de formulierenmodule zodat medewerkers zich via een formulier gemakkelijk kunnen inschrijven voor een training.’’

De toekomst van InSaNet

Een intranet is nooit klaar. Waar Sa-Net verandert, verandert InSaNet mee. Inge vertelt over de plannen en uitdagingen voor de toekomst. ‘’We kunnen zeker nog verbeteringen aanbrengen in het werken met groepen. We gaan de komende tijd nadenken waar we groepen het beste voor kunnen gebruiken en hoe we dit gaan beheren. Maar met onze servicepleinen kunnen we al heel veel. We krijgen nu al de eerste meldingen van de Content Coach. Beheerders van kennisartikelen worden eraan herinnerd dat hun content verloopt en dat ze deze moeten controleren. Daar gaan we het komende jaar veel profijt van hebben en dat is een grote winst ten opzichte van het oude SharePoint. Maar het delen van informatie blijft een uitdaging: hoe zorg je ervoor dat collega’s op de hoogte zijn zonder dat we te veel content delen? In een zorgorganisatie is dat altijd een spanningsveld. Maar ik denk dat het de kunst is om het intranet lean en mean te houden. Zo blijft het overzichtelijk en vinden collega’s snel belangrijke informatie terug. Daarnaast mag InSaNet ook ‘fun’ zijn. Dat is ook een spanningsveld: wat is nog need to know en nice to know. Dáár verschillen de meningen nog wel eens over. Ach,…. Het is net als iedere werkdag: nooit saai en altijd keuzes maken. Samen gaat dat lukken.’’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.