Een persoonlijk platform: het sociaal intranet van het Groene Hart Ziekenhuis

Van SharePoint naar een sociaal intranet

Het Groene Hart Ziekenhuis maakte jarenlang gebruik van een SharePointomgeving voor interne communicatie en documentbeheer. Maar die omgeving voldeed al een tijd niet meer aan de eisen. ‘’Ons intranet was eenrichtingsverkeer, zonder ruimte voor interactie tussen collega’s,’’ vertelt Marco. ‘’Qua documentbeheersysteem voldeed het ook niet meer aan wat we wilden.’’ Het roer moest om. Een aantal collega’s van het GHZ bezocht de gemeente Gouda, waar ze al met Iris Intranet werkten. ‘’Na een demo van de aanbieders en een bezoek aan de Gemeente Gouda was iedereen ervan overtuigd dat het Iris Intranet moest worden,’’ aldus Marco.

De livegang van JIP: een intranet met een persoonlijk tintje

Het GHZ gaf hun intranet de naam JIP, kort voor Jouw Informatie Portaal. ‘’We wilden een naam die persoonlijk aanvoelt, alsof het een collega is,’’ vertelt Rosalinde. Een soepele overgang stond daarbij centraal. ‘’Collega’s waren niet enthousiast over het oude intranet, maar dat betekent niet automatisch dat ze het nieuwe platform meteen omarmen. Het ziet er anders uit en het werkt anders. Daar wilden we collega’s zo goed mogelijk in begeleiden.’’

Een belangrijke rol speelden de ‘Jippers’: een groep enthousiaste collega’s die het voortouw nam. ‘’We hebben hen voorafgaand aan de livegang getraind, zo leerden ze JIP als eerste kennen en konden ze als aanspreekpunt binnen hun afdeling fungeren. Het is veel laagdrempeliger om met vragen naar een collega te gaan dan naar de afdeling marketing en communicatie,’’ legt Rosalinde uit.

De lancering van JIP werd feestelijk gevierd. ‘’Met de lancering deelden we geboortekaartjes en beschuit met muisjes uit op alle afdelingen.We hingen posters op en deelden flyers met tips uit. Alles om het in ons ziekenhuis te laten leven. En tijdens een personeelsfeest deelden we plaktatoeages uit met teksten als ‘JIP, JIP, hooray!’. Collega’s liepen rond met deze spreuken op hun armen. Een superleuke manier om JIP onder de aandacht te brengen!’ aldus Rosalinde.

Een werkdag met JIP

JIP is inmiddels een vast onderdeel van de werkdag van veel GHZ-medewerkers. Het platform wordt vooral gebruikt om organisatie- en afdelingsnieuws te lezen en collega’s of telefoonnummers op te zoeken. ‘’Met zoveel afdelingen en collega’s is het onmogelijk om alles uit je hoofd te weten,’’ vertelt Rosalinde. ‘’JIP is dé plek om snel te vinden op welke afdeling iemand werkt of om het juiste telefoonnummer te achterhalen.’’

Ook de samenwerkgroepen zijn een populaire functie van JIP. Elke afdeling heeft een eigen groep, waar medewerkers belangrijk nieuws en Zenya-documenten terugvinden. Maar het gebruik gaat verder dan alleen werkgerelateerde zaken. ‘’Tijdens het testen voor de livegang had ik een ‘wat eten we vandaag’-groep aangemaakt. Ik was die helemaal vergeten, maar na de lancering kreeg ik meldingen dat collega’s massaal lid werden. Nu zitten er honderd collega’s in de groep, en delen we regelmatig recepten. Het is heel grappig, we kunnen de groep eigenlijk niet meer verwijderen,’’ deelt Marco grappend. 

Met de blik vooruit

Hoewel JIP pas anderhalf jaar in gebruik is, kijken Rosalinde en Marco al vooruit om het platform toekomstbestendig te maken. Regelmatige evaluaties en het volgen van nieuwe ontwikkelingen spelen daarbij een sleutelrol. ‘’In maart hebben we gekeken of JIP nog aansluit bij de behoeften van onze collega’s,’’ vertelt Rosalinde. ‘’We bespreken wat ze nodig hebben en waar ze tegenaan lopen. Zo onderzoeken we of we met de onboardingsmodule in de toekomst een deel van het intranet alvast beschikbaar kunnen maken voor medewerkers die in dienst komen. Daarnaast hopen we volgend jaar de app in gebruik te kunnen nemen zodat bijvoorbeeld ook verpleegkundigen die aan het bed van patiënten staan JIP makkelijk kunnen gebruiken.’’

Marco voegt daaraan toe: ‘’We houden ook de nieuwste ontwikkelingen van Iris in de gaten. Zo zorgen we dat ons intranet altijd up-to-date blijft met de laatste technische ontwikkelingen.’’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.