Eén voor allen, allen voor één!

Tijd voor iets nieuws

De Kompanjie is in 2011 ontstaan uit een fusie tussen de gemeente Veendam en gemeente Pekela. Het bestaat uit ongeveer 350 medewerkers verspreid over meerdere locaties.

Martin Siepel: “De Kompanjie heeft de slogan: ‘Het verschil maken we samen’, ons ‘oude’ intranet kon dit geen kracht meer bijzetten, vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een vervanger.”

Het oude intranet werd vooral top-down gevuld en er was geen mogelijkheid tot interactie. Het nieuwe intranet zorgt ervoor dat de medewerkers op een toegankelijke manier met elkaar kunnen samenwerken en iedereen de mogelijkheid heeft om op elkaar te reageren en vragen te stellen. Daar was De Kompanjie naar op zoek!

Samen met Sam

Het sociaal intranet van De Kompanjie is gedoopt tot: Sam. Een intranetnaam afgeleid van de term samenwerken. Tijdens de nieuwjaarsborrelheeft de directeur het intranet onthult. Gedurende het traject zijn er diverse vrije inloopbijeenkomsten georganiseerd en heeft De Kompanjie een challenge bedacht. De challenge luidt als volgt: ‘Ieder team dat ervoor zorgt dat iedereen een volledig ingevuld profiel heeft wordt getrakteerd op een slagroomtaart’. Dit is een leuke manier om de laatste collega’s over de streep te trekken.

“Ik denk dat we tot nu toe al ruim 20 slagroomtaarten hebben uitgedeeld.” – Martin Siepel.

Zoeken in alle hoeken

Wanneer een bedrijf gaat werken met een nieuw intranet, hebben zij verschillende wensen. Zo ook De Kompanjie. Eén van hun wensen was dat collega’s onderling zichtbaarder worden. Het is fijn om met één klik al je collega’s te kunnen vinden inclusief bijbehorende foto, e-mailadres, expertises enzovoort.

Hiervoor is de tool ‘Wie-is-wie’. Via deze tool kunnen de medewerkers van De Kompanjie elkaar makkelijk vinden en bereiken. Zo zie je dat zelfs de buitendienst online verschijnt en niet alleen de medewerkers op kantoor.

Je bent niet alleen

‘Het verschil maken we samen’ is niet voor niets de slogan van De Kompanjie. Je hebt collega’s om je heen die kennis en expertise met zich meedragen waar jij gebruik van kan maken.

Door een bericht op de tijdlijn te plaatsen geef je collega’s de gelegenheid om hun kennis en expertise met je te delen. Dit kun je doen door een reactie te plaatsen, een document te delen of iemand uit te nodigen om van een bepaalde groep lid te worden. Je krijgt dan soms hulp uit een onverwachte hoek. Samenwerken op een gemakkelijke en toegankelijke manier met Sam.

Onderdeel van de dag

De Kompanjie zorgt ervoor dat Sam steeds meer geïntegreerd wordt in de dagelijkse werkzaamheden van haar medewerkers. Dit doen ze door sleutelfiguren voorbeeldrollen te geven, zoals de teamleiders. Zij communiceren openlijk via Sam in plaats van via de e-mail. Ze laten hierdoor zien dat Sam een platform is waarop iedereen binnen de organisatie kan communiceren. Je hoeft je niet te schamen als je een vraag stelt, iedereen is er om elkaar te helpen. Met deze instelling wordt het gebruik van Sam vanzelfsprekender en onderdeel van de dag.

Frietje oorlog

Een opmerking die Martin in het begin kreeg, was: “Dan wordt het intranet gevuld met rommel- of onzin berichten.” Echter Martin bewijst het tegendeel, hij vertelt dat dit nog maar één keer is voorgekomen. Iedereen kon hier uiteindelijk alleen maar hard om lachen.

“Een jongen van de buitendienst had een frietje oorlog besteld en wilde dit graag met zijn directe collega’s delen. Hij maakte er een foto van en plaatste deze op zijn tijdlijn en deelde het met iedereen. Dit was natuurlijk niet de bedoeling en het bericht is in overleg met de Sambassadeur van het intranet verwijderd.” – Martin Siepel.

Verborgen talent

Wie van de medewerkers gaat er actief gebruik maken van het intranet? Dat is een vraag die je van tevoren niet kunt beantwoorden. De Kompanjie wist ook niet wat ze konden verwachten maar door Sam zijn verrassende talenten naar voren gekomen.

“Over de Sambassadeur van de buitendienst gesproken. Hij is zo actief en zichtbaar, op een positieve manier, dat hij gevraagd is om in de OR plaats te nemen. Dit kan er dus ook gebeuren met een sociaal intranet, verborgen talent wordt zichtbaar!” – Martin Siepel

Brabantse Nuchterheid

Martin vertelt dat tijdens de kennismaking met Iris Intranet er één ding echt uitsprong en dat was de Brabantse nuchterheid! Geen simpel verkoop praatje maar echt een duidelijk en inspirerend verhaal.

“Ja, ik kan er uren over door praten, ik ben echt een fan!” – Martin Siepel.

Dit enthousiasme zorgt ervoor dat medewerkers Sam omarmen en ermee aan de slag gaan. Zo heeft ruim 70% van de medewerkers hun persoonlijke profiel helemaal ingevuld. “Door de nieuwe narrowcasting module proberen we de overige medewerkers te enthousiasmeren om actiever gebruik te maken van Sam” aldus Martin Siepel.

Ik ben echt een fan!

Ten slotte, toen Martin gevraagd werd wat het meest positieve is dat Sam hem heeft gebracht, zei hij: “Ik heb ontzettend veel geleerd als projectleider van dit project en ik kan er niet over uitgepraat raken. Zoals ik al zei: stiekem ben ik een enorme fan van Sam! Het heeft meer betrokkenheid en verbondenheid gebracht tussen de collega’s en dat vind ik een fijne ontwikkeling.”