Hoe je een platform met ruim 2400 medewerkers in goede banen leidt.

Zorggroep Almere

Zorggroep Almere verzorgt de eerstelijnsgezondheidszorg in Almere. Dit gebeurt via ongeveer 18 gezondheidscentra. Daar valt ook de wijkverpleging onder, zij werken vanuit de gezondheidscentra in de wijk. Een ander belangrijk onderdeel van Zorggroep Almere is de ouderenzorg: in 8 woonzorglocaties, verspreid over Almere, biedt de Zorggroep ouderen die vanwege lichamelijke of geestelijke problemen niet langer thuis kunnen wonen een thuis.

Voor Iza werkte Zorggroep Almere ook met een intranet. Maar deze was sterk verouderd, bevatte veel te veel content en medewerkers konden niets vinden. Daar moest verandering in komen.

De leidende zorgorganisatie

Een plan voor een nieuw sociaal intranet komt niet uit de lucht vallen daarom is Gerben samen met collega’s van het team Communicatie aan de slag gegaan. Dit in nauwe afstemming met ICT. De reden om op zoek te gaan naar een nieuw intranet komt voort uit het strategisch meerjarenbeleidskader. Zorggroep Almere wil de leidende zorgorganisatie zijn in Almere. Een centrale rol vervullen, niet alleen naar de collega’s toe maar ook voor stakeholders en bewoners.

“Deze leidende rol kunnen wij alleen maar nemen als wij informatie op een toegankelijke manier delen, zorgen dat mensen zich verbonden voelen met de organisatie en dat de informatie die wij als organisatie delen ook makkelijk te vinden is. Een sociaal intranet kan ons hierbij helpen.

Tijdens onze zoektocht zijn we diverse leveranciers tegengekomen. Vele kunnen eigenlijk allemaal wel ongeveer hetzelfde. Uiteindelijk hebben we 2 leveranciers gevraagd om een demo-omgeving op te zetten. Een aantal collega’s zijn deze demo’s gaan testen en Iris kwam hier als winnaar uit de test. Iris stak er bovenuit door de gebruiksvriendelijkheid” – Gerben Hofman

Een passende naam

Toen deze stap gezet was, was het tijd voor een naam. Want een intranet zonder een naam is natuurlijk minder leuk. Maar waar kies je dan voor?

“Alle collega’s hadden de mogelijkheid om een naam in te sturen. Nou ik overdrijf niet als ik zeg dat we zeker 50 suggesties hebben ontvangen. Met het projectteam hebben we daar een selectie uitgehaald en daar mocht iedereen op stemmen. Uiteindelijk is het Iza geworden, en dit staat voor Intranet Zorggroep Almere. Wat wij zo leuk vonden aan deze naam is dat je er echt een persoon van kan maken. Dus dit hebben wij dan ook gedaan. Samen met onze vormgever hebben we een gezicht gegeven, dat op elke pagina op het intranet terugkomt. Voor de introductiecampagne hebben we levensgrote poppen van Iza laten maken. Zodoende hebben we op iedere locatie Iza neergezet tijdens de lancering.

Wij vonden het heel belangrijk om de organisatie vanaf een zo vroeg mogelijk stadium mee te nemen in de ontwikkeling van Iza. Daarom hebben webijeenkomsten georganiseerd voor alle disciplines en afdelingen. Het doel van de bijeenkomsten was vooral om te kijken wat belangrijke informatie is die iemand kwijt wil en wat belangrijke informatie is die iemand zoekt. Zo hadden we de vindende- en aanbiedende partij aan tafel en daar kwamen best wel interessante dingen uit. Op basis van deze uitkomsten is de eerste inrichting van Iza gebaseerd. Dus welke groepen, welke informatie, documenten etc. Wij hebben niets van het ‘oude’ intranet overgezet naar Iza omdat het dan weer een verzameling wordt van heel veel informatie. En ik denk dat wij of de editors nu de belangrijkste informatie op Iza hebben gezet en dat iedereen hier goed mee uit de voeten kan. Er heeft zich nog niemand gemeld die informatie mist.” – Gerben Hofman

Omdat Zorggroep Almere een hele grote organisatie is werken ze met editors. Dit zijn eigenlijk de beheerders van het intranet per afdeling. Zo zorgen bijvoorbeeld de editors van de afdeling HR ervoor dat alle informatie vanuit de afdeling HR die relevant is voor de andere gebruikers op het intranet wordt geplaatst.

Meer inzicht in elkaars werk

Het sociale gedeelte van Iza wordt heel veel gebruikt net zoals de groep ‘Durf te delen’. Dit is een groep waar iedereen in aanvang lid van is. Hier wordt allerlei informatie in gedeeld als er iets bijzonders of speciaals gebeurt.

“Ja, de groep ‘Durf te delen’ wordt heel goed gebruikt. Zo zie ik nu heel veel nieuws uit onze woonzorgcentra voorbijkomen terwijl ik daar voor Iza nauwelijks weet van had. Zo was er van de zomer een centrum bezig met het uitbroeden van kuikens. Bewoners vonden dit fantastisch. Doordat een activiteitenbegeleider dit op Iza had gedeeld zijn andere zorgcentra dit ook gaan doen. Dus zo zie je maar dat het heel goed werkt om kennis op een laagdrempelige manier te verspreiden. En daar word ik blij van!” – Gerben Hofman

Iza is nooit helemaal af

Met zoveel gebruikers is het natuurlijk wel te verwachten dat Zorggroep Almere een aantal optionele add-ons heeft toegevoegd aan Iza. Denk bijvoorbeeld aan Iris Extra en Iris Locaties. Hoe gebruiken ze deze add-ons en waarom hebben ze hiervoor gekozen?

“Wij werken veel samen met verschillende partijen in Almere. Zo bieden wij zorgprogramma’s aan en daarbij communiceren wij niet alleen met onze eigen huisartsen maar ook met andere huisartsenpraktijken in Almere. Zij moeten op een veilige manier toegang krijgen tot bepaalde informatie zoals protocollen en documenten. Door Iris Extra kunnen we hen toegang geven tot Iza voor een zo optimaal mogelijke samenwerking. De Locatiemodule van Iris vinden wij erg fijn. Er wordt nu automatisch weergegeven wie er op welke locatie werkt en welke zorg er aangeboden wordt. Omdat dit automatisch gaat scheelt het ons een hoop handwerk. Wij denken echter dat er meer te halen valt uit de Locatiemodule en daarom zijn we nu samen aan de slag om dat verder uit te werken. Wat dat betreft is het heel erg fijn dat jullie altijd met ons meedenken.” – Gerben Hofman

Zorggroep Almere maakt gebruik van twee servicepleinen. Het ene plein heet ‘Serviceplein’ en is gevuld met bedrijfsinformatie zoals HR en ICT-informatie en het andere plein heet ‘Zorgplein’ en is gevuld met zorg gerelateerde informatie. Maar hoe collega’s informatie zoeken op Iza is soms nog wel een raadsel…

“Ja, dat klopt. Wij hebben de informatie op thematische wijze weergeven en dat is juist afdeling overstijgend in plaats van afdelingsgericht. Maar we merkten al gauw dat dit niet de manier is hoe collega’s op zoek gaan naar informatie. Dus dat zijn nog dingen waar je nog aan het zoeken bent naar de juiste manier. Maar weet je, een intranet is eigenlijk ook nooit helemaal af 😉.

Eén van de wensen die uit het gebruikersonderzoek heel erg naar voren kwam is dat mijn collega’s het heel belangrijk vinden dat ze vanuit Iza kunnen zoeken. Dus dat ze vanuit daar naar eventuele andere applicaties kunnen gaan, maar dat wel altijd alle informatie via Iza te vinden is. Daar zijn we nu druk mee bezig. En als ik dan collega’s hoor zeggen ‘Wij gebruiken tijdens projecten alleen nog maar Iza en geen mails’, dan word ik helemaal gelukkig!” – Gerben Hofman

Toekomst & tips

Als Gerben wordt gevraagd naar de toekomstplannen dan heeft hij gelijk zijn antwoord klaar.

“De uitrol van Office365 in de organisatie is gestart en daar hoort natuurlijk een integratie met Iza wel bij. We hebben hier met jullie al over gesproken en kunnen ons heel erg vinden in de visie die jullie daarin doorvoeren. Iza kan dé digitale werkplek worden waar je informatie, nieuws en kennis kan delen met elkaar en vanuit daar ga je verder naar andere applicaties die je nodig hebt tijdens je werk, zoals Office365.” – Gerben Hofman

Gerben heeft ook nog een aantal tips voor de aankomende communitymanagers:

1. Betrek op tijd de ICT-afdeling bij het project.
2. Kijk heel goed in de praktijk voordat je begint. Wat zoekt een gebruiker, wat kan hij wel of juist niet vinden, welke informatie heb je nodig, waarom gaat een gebruiker naar het intranet etc.
3. Waak ervoor dat je het nieuwe intranet niet gaat zien als het ultieme middel voor het oplossen van al je interne communicatievraagstukken. Het intranet kan veel maar niet alles 😉.
4. Zorg dat je de verwachtingen bij de collega’s goed managet.