Informatie centraal: het sociaal intranet van Bizob

Van versnipperde communicatie en informatie naar een sociaal intranet

Sinds 2003 is Bizob partner op gebied van inkoop, aanbestedingen en contractmanagement. Inmiddels begeleiden ze 36 gemeenten en publieke organisaties in Oost-Brabant bij het zo goed mogelijk doorlopen van aanbestedingen. Met 60 collega’s zou je niet direct denken dat een organisatie behoefte heeft aan een sociaal intranet, maar niets is minder waar. ‘’Onze collega’s werken verspreid over de 36 organisaties waarvoor we werken,’’ legt Jessica uit. ‘’Door het gebrek aan organisatiebrede interactie hadden veel collega’s alleen contact tijdens de overleggen of borrels. Dat was de aanleiding voor een intranet. Voordat we Iris hadden gebruikten we mail en WhatsApp als interne communicatiemiddelen. Ook hadden we een netwerkschrijf waar collega’s handleidingen, templates en personeelshandboeken konden opzoeken. Dat werkte niet goed genoeg. Als collega’s een document zochten vonden ze er honderd-en-één, maar nooit het juiste.  Het was écht tijd voor een sociaal intranet. En Iris was bij uitstek het meest overzichtelijk. Wat we qua functionaliteiten wilden zit standaard in Iris Intranet, het is fijn dat er geen maatwerk nodig was.’’

Bink! maakt zijn entree

Met behulp van een animatievideo werd Bink! geïntroduceerd aan de collega’s van Bizob. Twee dagen erna ging het platform live. ‘’Toen collega’s de computer startten, opende Bink! automatisch. Collega’s konden direct een profiel aanmaken, en door het invullen van profielvelden werden ze toegevoegd aan belangrijke groepen. Zo weten we zeker dat ze belangrijke informatie kunnen vinden,’’ vertelt Jessica. 

Alle informatie centraal

Sinds de livegang is Bink! goed ingeburgerd in de organisatie. Er is nu een plek waar collega’s kennis en expertise kunnen delen én borgen. ‘’We hebben verschillende groepen waar collega’s kennis delen over specifieke thema’s. Zo hebben we een groep waar alles op het gebied van MVOI wordt gedeeld. En we hebben verschillende groepen waarin we praten over een bepaald thema, zoals AI, vitaliteit of jeugdzorg. 

Binnen elke organisatie is het lastig om precies te weten welke collega expert is op een thema, zéker als collega’s op 36 verschillende locaties werken. Hierin biedt Bink! een uitkomst voor Bizob: ‘’De wie-is-wie wordt veel gebruikt,’ legt Jessica uit. ‘Omdat we op verschillende plekken werken is het fijn om collega’s te kunnen opzoeken die expertise hebben op het gebied van afval of voertuigen. Door te zoeken op een kennisgebied vind je zo gemakkelijk de collega die je verder kan helpen.’’

Op Bink! draait het niet alleen om belangrijke, zakelijke updates, vertelt Jessica: ‘’Het platform is ook dé plek voor het delen van leuke, informele berichten met collega’s. Foto’s van een borrel of teamuitje worden altijd snel bekeken. Ook een mooi voorbeeld is onze rubriek ‘Gespot: Bizob-dopper op vakantie’. Collega’s sturen foto’s van de dopper op hun vakantiebestemming, en ik zet die in de highlightwidget op het intranet.’’

Het belang van actuele informatie

Goed contentbeheer op je intranet is essentieel en vormt een belangrijke basis voor de werkdag van je collega’s. Niets is immers zo frustrerend als het niet vinden van informatie óf het vinden van content die niet meer klopt. ‘’Voordat we het intranet hadden en alle informatie nog op onze netwerkschijf stond, was het een hele uitdaging om up-to-date informatie te vinden,’’ vertelt Jessica. ‘’In onze organisatie is het heel belangrijk dat content actueel is, want wet- en regelgeving veranderd continu. Met verkeerde informatie werken is gewoon geen optie. Nu staat alles op Bink!, en met de Iris Content Coach beheer ik de informatie. Ik controleer regelmatig of alles nog klopt, elke pagina heeft een korte controleperiode en ik krijg automatisch een melding als er iets bijgewerkt moet worden.’’

De toekomst van Bink!

Enkele maanden geleden is Microsoft 365 uitgerold bij Bizob. En natuurlijk staat een intranet nooit stil. Waar de organisatie verandert, verandert het sociaal intranet mee. Toen ik Jessica vroeg naar de toekomstplannen voor Bink!, zei ze: ‘’Ik wil de integratie van de Microsoft applicaties in Bink! uitrollen. Zo werk we straks volledig vanuit één omgeving. De mogelijkheid om vanuit Microsoft Teams direct naar het intranet te gaan vind ik ook interessant. Ik ga onderzoeken of dat iets is wat we willen gebruiken.’’

Wil je meer weten?

Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.