Integreren met je DMS moeilijk? Niet voor Iris.

Wat is een DMS?

Iedereen knipt en plakt maar in allerlei documenten. De een gebruikt een USB-stick om documenten op te slaan, terwijl een ander gebruikmaakt van de interne schijven op de computer. Ontzettend onpraktisch. Een DMS biedt in deze situaties al veel voordelen en een integratie met Iris Intranet gaat je nóg verder helpen. Maar wat is dat precies, een DMS?

DMS is de afkorting van Document Management Systeem. Het is een software-oplossing waarbij belangrijke informatie op één plek verzameld wordt. Zo is het gemakkelijk terug te vinden en is de informatie toegankelijk voor meerdere mensen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om documenten, protocollen of persoonsgegevens. Documenten kunnen door meerdere medewerkers (tegelijkertijd) bewerkt worden, protocollen worden beschikbaar gesteld voor medewerkers en persoonsgegevens worden waar nodig ingeladen op het intranet.

Waarom een integratie onmisbaar is

Integreren met je DMS zorgt ervoor dat Iris Intranet nóg vanzelfsprekender werkt voor de organisatie. Een integratie is onmisbaar, omdat:

• Door een integratie in één klap alle documenten doorzoekbaar en zichtbaar worden voor gebruikers van het intranet. (Mits ze hier de juiste rechten voor hebben natuurlijk);
• Medewerkers via het intranet rechtstreeks naar documenten gaan;
• Je niet allerlei verschillende mappen, usb-sticks of clouds meer hoeft te doorzoeken voor het juiste document;
• Documenten vanuit het DMS te uploaden zijn naar het intranet.

Hoe werkt het?

Iris Intranet is het vanzelfsprekende centrum waar je werkdag zich afspeelt. Door de integraties wordt dit ook steeds vanzelfsprekender. Maar hoe gaat dat precies?

De Iris File Drive verbind je intranet met één of meer Document Management oplossingen. Als gebruiker kan je vanuit Iris Intranet zoeken in verschillende documenten op Iris Intranet zelf maar dus ook in documenten van het externe systeem.

Hierbij wordt direct rekening gehouden met de bestaande rechten die gebruikers in het DMS hebben. De Iris vindmachine toont dus nooit informatie waar een gebruiker geen recht op heeft. Hetzelfde geldt voor het samenwerken aan documenten. Wanneer je bijvoorbeeld in ShareFile niet kan samenwerken in documenten, dan kan dit ook niet in Iris.

De documenten uit het externe systeem worden niet in Iris Intranet zelf bewerkt, maar je wordt via Iris Intranet naadloos naar het document geleid. Hiervan ervaar je dus geen onnodig ongemak.

Welke integraties?

Door de integratie met Iris Intranet maken wij de documenten in je DMS toegankelijker voor medewerkers. Er wordt daarbij een link gelegd tussen de bron en Iris Intranet. Hierbij houden we rekening met de bestaande rechten. Documenten blijven altijd in het bronsysteem staan en worden alleen getoond in Iris Intranet. Ook is het mogelijk om met meerdere systemen tegelijkertijd te koppelen. Ideaal als je gebruik maakt van bijvoorbeeld Microsoft365 én Corsa.

De Iris File Drive integreert onder andere met:

• Microsoft365;
• Google Drive;
• OneDrive;
  
• Citrix ShareFile;
• Zenya;
• Vilans;
• Corsa.

En mocht je DMS er nog niet tussen zitten, laat het ons dan weten. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.