Iris 4, Looney Tunes, James, IGO en Rolling lunch

Aftrap van de dag

Roel Knapen trapte de dag af met een terugblik op de mijlpalen van het afgelopen jaar. We behaalden twee ISO certificeringen (9001 en 27001), stapten over op Automated Release Management (ARM) en hebben grote stappen gezet in de ontwikkeling van Iris 4. Daarnaast is de Iris Communitydag ook een moment om alle nieuwe opdrachtgevers welkom te heten en de huidige Iris gebruikers te bedanken voor de samenwerking.

Van Looney tunes tot cliffhanger

Arthur Turksma nam iedereen mee in de ontwikkelingen van triptic en Iris Intranet. Via een infographic vertelde Arthur welke stappen we gezet hebben om ISO gecertificeerd te worden. En dit vraagt om betere risicoanalyses dan die in Looney Tunes. Hij legde ook uit dat dit geen proces is geweest met een begin en einde. De certificering was het beginpunt en we zijn er tot op de dag van vandaag telkens mee bezig. Informatiebeveiliging zit verweven in onze processen en kwaliteit blijft een belangrijk speerpunt in alles wat we doen.

Daarna ging Arthur dieper in op de Automated Release Management (ARM). Hij liet zien wat dit voor de gebruiker betekent. De ‘What’s new’ functie is hiervan een goed voorbeeld. Door een pop-up scherm ziet een Irisgebruiker in één oogopslag wat de nieuwe functionaliteiten in Iris zijn.

Tot slot liet Arthur de toekomstige uitbreidingen in het Serviceplein zien en gaf hij sneakpreview van een aantal nieuwe ontwikkelingen. Maar nog niet alles, want hij liet ons achter met een enorme cliffhanger over Iris 4.

James & IGO

Tijd voor het bekendste onderdeel van de Iris Communitydag: de ‘kijkjes in de keuken’. Iedereen geeft een andere invulling aan het intranet en het is erg inspirerend en leerzaam om eens te zien hoe anderen het doen. Vandaar dat we wederom twee opdrachtgevers gevraagd hebben om hun ervaringen te delen. Het was deze keer de beurt aan gemeente Gouda en gemeente Oldambt.

Gemeente Gouda heeft hun Iris Intranet ‘James’ gepresenteerd. Het sociale deel was bij hen een van de belangrijkste speerpunten, daarom hebben ze hun eigen dashboard ontwikkeld samen met triptic. Een ‘oja-momentje’ hadden veel mensen bij het Digiboekje. Daarvan had gemeente Gouda er namelijk niet één, maar twee. De ene met informatie over zaken die je zelf kunt regelen, zoals verlofaanvragen, ruimtes reserveren of kantoorfietsen huren en de ander dient als kennisbank. Zo is de informatie overzichtelijk weergegeven en kan iedereen de juiste informatie vinden.

Een ander leuk onderdeel was de ‘Wie zit waar’. Deze module maakt inzichtelijk waar iemand zich onder werktijd bevindt. Dit kan op een van de verdiepingen zijn, maar ook thuis of onderweg. Door de flexwerkplekken is het niet altijd duidelijk waar iemand zich bevindt, maar door deze oplossing is iemand vinden een fluitje van een cent.

Gemeente Oldambt gaf een kijkje in ‘IGO’. Tijdens de implementatie is de hele organisatie betrokken. Iedereen heeft op zijn bureau een doosje gekregen met daarop een korte introductie van de nieuwe snufjes van het intranet en lekkere chocolaatjes met het logo erop.

Daarnaast waren er allerlei ambassadeurs in de organisatie die andere collega’s konden helpen met IGO als ze er niet helemaal uitkwamen. Om te zorgen dat niemand een excuus had om het profiel niet in te vullen, hadden ze een fotograaf geregeld die van iedereen een pasfoto maakte. Om diegenen die tóch geen foto hebben geplaatst uit te dagen, hebben ze bij iedereen zonder foto een afbeelding van IGO met een zak over zijn hoofd geplaatst.

Intranetmarkt

Na de rolling lunch (die inderdaad letterlijk binnen werd gereden) was het tijd voor de Intranetmarkt.

Alle organisaties werden verdeeld in twee groepen. De eerste groep mocht als eerst hun intranetten showen en zo konden de anderen inspiratie opdoen. Vervolgens werden de groepen omgedraaid. Zo kreeg iedereen de mogelijkheid om eens bij een ander te gaan kijken en van elkaar te zien hoe het intranet gebruikt wordt.

Tadaa!

Arthur gaf ons een sneakpreview van Iris 4 door het gedachtegoed en de eerste schetsen te delen. Enorm spannend en erg gaaf om te zien wat er allemaal aan zit te komen.

We willen het heel graag met iedereen delen maar we houden Iris 4 toch nog even voor onszelf 😉.

Implementatie & acceptatie

Paulien en Tanneke van Social Envoy gaven als afsluiting een presentatie over de aandachtspunten voor een goede implementatie en acceptatie van een social intranet. De allerbelangrijkste tip was: luister goed naar de gebruikers en ga met hen in gesprek. Achterhaal wat hun behoefte is, want als je werkt vanuit die behoefte, is 80 tot 90% zeer actieve gebruikers zeker haalbaar. Betrek daarnaast álle stemmen in de organisatie en richt je op het primaire proces. Als je deze drie punten opneemt in je implementatieplan, dan is succes gegarandeerd!

James, IGO, Iris 4, Looney Tunes en Rolling lunch

Al met al was het een hele gezellig en inspirerende dag zowel voor onze opdrachtgevers als voor ons. Leuk om te zien hoe iedereen het intranet op een andere manier gebruikt en er zijn eigen handigheidjes voor heeft, waar anderen weer van leren. Een geslaagde Iris Communitydag!