Kijkjes in keukens, interne doelgroepen klaarstomen en de technologische impact op HNW

Medewerkers betrekken bij de organisatie, via het intranet

Hoe zetten verschillende organisaties het intranet in? En tegen welke dingen lopen zij aan? Verschillende opdrachtgevers gaven een kijkje in elkaars keuken.

Ze vertelden over hun doelen, de uitdagingen en de geboekte successen. En uiteraard lieten ze het intranet zelf ook zien. Aan het einde van elk kijkje in de keuken kon de organisatie vragen stellen aan iedereen in de zaal.

Lysanne, van Dille & Kamille, stelde de deelnemers de volgende vraag: “Hoe zouden jullie de winkelmedewerkers en weekendkrachten (nog) meer betrekken bij de organisatie, door middel van DenK, ons intranet?”

Mooie vraag, die stiekem bij heel wat organisaties speelt. Dat leidde ook tot mooie antwoorden vanuit de deelnemers, die daar zelf al mee bezig zijn geweest. “Vraag aan de medewerkers wat zij willen zien op 't intranet,” tipte een deelnemer. “Betrek ze bij het hele proces!”

Een andere interessante tip: “Werk met beloningen op teamniveau. Een wedstrijdje, degene die een foto van een presentatietafel upload én de meeste likes krijgt, heeft gewonnen!” stelt een deelnemer voor. “En dan krijg je het pollepeleffect vanzelf.”

En tot slot gaf iemand het belang aan van nieuwe medewerkers. Het klinkt als een open deur, maar dat is het vaak niet. Een nieuwe medewerker heeft vaak wat meer aan 't hoofd dan het intranet leren kennen, bijvoorbeeld aan het assortiment en bepaalde werkprocessen.

Maar ook daar kan het intranet in bijdragen, door dingen waar een nieuwe medewerker mee aan de slag moet in het intranet te verwikkelen: “Je kan bijvoorbeeld een online cursus aanbieden via het intranet, waarbij medewerkers de kassa leren gebruiken.” Of je 'inwerkmap' alleen maar via het intranet aanbieden.

Stimuleren van samenwerking op 't intranet

Eveline van SMO Breda vertelde over het bekroonde intranet dat zij hebben. Een intranet waar cliënten en medewerkers samenkomen! En dat geeft stof voor conversatie.

Zo vroeg bijvoorbeeld iemand hoe je in de gaten houdt wat cliënten posten en hoe je daar mee om moet gaan. Tuurlijk kan 't wel eens gebeuren dat er een bericht geplaatst wordt, die niet helemaal geschikt is voor het intranet. Maar daar hebben ze bij SMO Breda een oplossing voor:

“Eén keer per maand komen we samen met de intranetredactie, die dus ook bestaat uit cliënten, en hebben we het over wat wel en niet kan,” vertelt Eveline “En dat werkt goed!”

Eveline stelde de vraag “Hoe zouden jullie de overgang naar groepswerken in Iris meer stimuleren?”

Een interessante vraag, met interessante tips. “Heb duidelijk voor ogen wáárom je via groepen wil samenwerken,” noemt een deelnemer. “Toon daarbij aan wat er voor de eindgebruiker in zit.”

De kern zit 'm volgens een deelnemer in de lancering: “Niet lanceren als een nieuw systeem, maar als werkplek waar alles samen komt!”

Ook kwam e-mail aan bod! Die verandering heeft namelijk ook een tijdje geduurd. En zo moet je een intranet ook aanvliegen: “Net als mail is werken met een social intranet een hele verandering,” vertelt een deelnemer. “Je moet goed de voordelen ten opzichte van mail benoemen én uitstralen dat je die voordelen beaamt.”

“Hoe zorg ik ervoor dat iedereen de waarde en het nut van het intranet inziet?”

Daar opende Kelly van de Laar, een van Iris' adviseurs op het gebied van communitymanagement, haar presentatie mee.

Haar verhaal dekte de 'What's in it for me?' bij verschillende interne doelgroepen. Medewerkers, leidinggevenden en directies hebben allemaal verschillende behoeftes en doelen. En dus ook een andere motivatie!

What's in it for de medewerkers?

Sneller toegang tot informatie

Je hoeft niet lang te zoeken in overvolle mailboxen. Met een uitgebreide vindfunctie doorzoek je berichten, profielen en documenten in het intranet. Handig voor de medewerker die opzoek is naar een bepaald protocol!

Weet meer over wat er speelt

In de organisatie en bij collega's. Bijvoorbeeld: als medewerker weet je vaak niet waar de directeur mee bezig is. Terwijl de meesten dat wel vaak interessant vinden.

Uiteindelijk ga je door deze dingen beter geïnformeerd aan de slag met je werkzaamheden.

What's in it for de leidinggevenden?

Medewerkers helpen elkaar

Want zij hebben de mogelijkheid om een vraag te stellen via het intranet, dus ze komen niet alleen meer naar jou met een vraag. Ze helpen elkaar en hebben hierdoor vaak sneller een antwoord!

Het wiel wordt maar één keer uitgevonden

Medewerkers kunnen beter geïnformeerd aan de slag, dus je bent minder bezig met het informeren van collega's. Mede door de vindfunctie is al het gedane werk terug te vinden. Je hoeft wielen niet meerdere keren uit te vinden, en dat is fijn.

What's in it for de directie?

“De ROI van een social intranet is een terechte, maar lastig te beantwoorden vraag,” legt Kelly uit. “Dat is namelijk uit te drukken in harde en zachte resultaten.

“Zachte resultaten hebben meer te maken met de beleving van de gebruikers en directies willen over het algemeen liever de harde resultaten horen” vertelt Kelly.

Om de 'What's in it for me?' bij de directie duidelijk te krijgen, noemde Kelly een tweetal harde resultaten:

• Verbeterde communicatie en samenwerking op het intranet, kan de productiviteit tot ongeveer 25% vergroten! Dat onderzocht McKinsey, een internationale organisatie, toonaangevend op het gebied van onderzoek en informatie. Je vindt dit argument hier, met nog meer!
  
• Stel je eens voor dat je in een organisatie met nog 999 anderen werkt. En dat jullie door Iris in staat zijn om per dag gemiddeld 5 minuten per persoon te besparen. Dat lijkt misschien niet veel, maar dan besparen jullie per jaar grofweg 18.750 uren. Voor medewerkers kostbare tijd, voor de organisatie kostbaar geld.

Gebruik de praktijk!

“Het werkt ook altijd goed om voorbeelden uit de organisatie te laten zien,” zegt Kelly. “Je kunt ook voorbeelden uit andere organisaties laten zien, maar dat is toch minder dan dat 't uit je eigen organisatie komt!”

Ze geeft aan dat je als intranetmanager enorm veel ziet gebeuren op het intranet. Je kunt goede voorbeelden uitlichten en laten zien aan de eindgebruiker, maar ook aan je directie. Om direct de waarde en nut te laten zien van jullie eigen intranet.

Veranderen moeilijk? Alleen veranderingen die men niet leuk vindt.

We sloten de dag af met een presentatie van Henny van Egmond, een adviseur op het gebied van het nieuwe werken. Hij vertelde over de impact van technologie op HNW.

Deze HNW-adviseur gooide er een uitspraak tegenaan: “HNW? Moeten we niet gewoon weer normaal gaan werken?”

De verandersnelheid tegenwoordig is namelijk hoog. En voor organisaties wordt het steeds lastiger om allemaal bij te houden. Daarom wordt ook vaak gezegd dat veranderingen 'moeilijk' zijn. “Dat is alleen als men de veranderingen niet leuk vindt.” aldus Henny.

In z'n verhaal noemt Henny 12 disruptieve trends met betrekking tot verandering. Denk aan mobiel internet, het automatiseren van werk en 'Internet of things'.

De snelheid van deze veranderingen zijn groot en werk verandert drastisch door deze trends. De organisatie wordt grenzeloos: “De organisatie wordt minder belangrijk, organiseren des te meer.” vertelt Henny “Ook over de grenzen van de organisatie heen.”

“De sleutel naar succes is het faciliteren van die samenwerking over organisatiegrenzen heen.”

En daarmee sluiten we een heel inspirerende gebruikersdag af. Alle aanwezigen bedankt voor jullie actieve deelname, en tot snel weer!