KIS, werk ABC, raadsleden en samenwerken

Toen het allemaal begon

Gemeente Krimpenerwaard is ongeveer 6 jaar geleden gestart met hun nieuwe intranet. De reden; ze gingen fuseren met andere gemeenten en iedereen had een eigen intranet. Het was dus zaak dat er één intranet zou komen voor iedereen. Hoe zag de lancering eruit?

“Tijdens ons eerste personeelsfeest als gemeente Krimpenerwaard, is de nieuwe naam KIS (Krimpenerwaard Intranet Systeem) gekozen. Op 14 februari 2015 Valentijnsdag is KIS gelanceerd. Iedere collega kreeg 2 bonbons met een lipje (KIS) en een hartje in een cellofaantje met daarop de korte boodschap: ‘Je ontmoet elkaar op KIS’.

Na de lancering zijn we wel langs alle teams gegaan om medewerkers op weg te helpen en waar nodig te ondersteunen. Ongeveer 500 medewerkers werken met KIS. ” – Chantal de Bruijn

De fusie

Wanneer je met iets nieuws gaat beginnen heb je altijd wel verwachtingen of wensen. Zo ook Chantal. Welke verwachtingen of wensen had zij toen ze begonnen met KIS?

“Wat je natuurlijk vroeger heel veel zag was dat het intranet gebruikt werd om informatie te zenden. Directeuren of managers plaatsten informatie, handleidingen of protocollen op het intranet. Medewerkers hadden niet de mogelijkheid om erop te reageren of zelf iets plaatsen.

Daar wilden wij natuurlijk verandering in. Dus wij zijn echt op zoek gegaan naar een intranet met een sociaal aspect. Eén van de wensen die wij hadden was dat we de medewerkers van iedere gemeenten na de fusie met elkaar konden verbinden. Wij zijn van mening dat dit het beste gaat wanneer de medewerkers de mogelijkheid hebben om persoonlijke informatie met elkaar te delen, maar ook dat je kan laten zien waar je mee bezig bent. Al met al was het een hele overgang om te gaan werken met KIS, maar het heeft ons ook echt veel goeds gebracht en we zijn er nog steeds erg blij mee.” – Chantal de Bruijn

Coronacrisis, sociaal en communiceren

Iedere organisatie gebruikt het intranet op hun eigen manier. De een maakt veel gebruik van de groepen en de ander heeft iedere dag een goed gevulde tijdlijn. Hoe doen ze dit op KIS? En misschien ook wel interessant, hoe doe ze dit tijdens de corona periode?

“Bij ons was het intranet al een belangrijke plek om contact te hebben met je collega’s. Ik kan je vertellen dat door de coronacrisis dit alleen nog maar meer is geworden. Medewerkers zoeken elkaar nu echt op via KIS. Dit zien we ook terug in de cijfers, je ziet dat KIS vaker gebruikt wordt dan voorheen. De momentjes die normaal bij de koffieautomaat plaatsvinden, zijn nu verplaatst naar KIS.

Een leuk voorbeeld: we hebben per team/afdeling een groep op KIS. Je ziet dat de managers via deze groepen interactie zoeken met de medewerkers die thuis zitten. Ze plaatsen berichten, vlogs, blogs of filmpjes om te laten zien hoe het gaat en om interactie aan te wakkeren. Dus je ziet echt goed dat door alle omstandigheden het sociale deel heel goed gebruikt wordt. Maar dat het intranet ook de plek is waar informatieve informatie gezonden wordt naar medewerkers. Dat heb je ook echt wel nodig in deze tijd.” – Chantal de Bruijn

Raadsleden, werk ABC & activiteiten

Externe gebruikers, functionaliteiten en het gebruik. Hoe hebben ze dat gedaan?

“Uiteraard maken we veel gebruik van de groepen en de wie-is-wie, want het is onmogelijk om in z’n grote organisatie al je collega’s te kennen. Maar ook het werk ABC of zoals jullie het noemen het Serviceplein. Hier hebben wij per afdeling een tegel aangemaakt waaronder allerlei handleidingen, processen en regelingen staan. Dat is ontzettend fijn en het geeft alle informatie overzichtelijk weer. Ook door de zoekfunctie in het werk ABC heb je altijd heel snel het juiste document voor je.

Waar we ook veel mee doen is de Iris Activiteiten. Hier zie je alle opleidingen of cursussen zodat medewerkers zich kunnen inschrijven. Deze worden ook weergegeven op het dashboard via een tegel. Dus iedereen heeft altijd alle nieuwe/openstaande opleidingen en cursussen bij de hand.

We zijn natuurlijk een gemeentelijke organisatie en de raadsleden horen daar ook bij. Zij waren op zoek naar een plek waar ze met elkaar konden samenwerken, dus ik dacht gelijk: daar is KIS de uitgelezen plek voor. Maar hoe geef je hen toegang tot het intranet? Via Iris Extra hebben we een externe groep opgestart met het management, griffiers en raadsleden. In die groep kunnen wij met hen samenwerken en zij met elkaar. Op deze manier kunnen zij lekker vanuit huis met elkaar samenwerken, nieuwe informatie bekijken, met elkaar discussies aangaan en handleidingen/processen raadplegen of downloaden.” – Chantal de Bruijn

Even een kijkje in de glazen bol

Hebben ze nog dromen voor de toekomst? Natuurlijk! Chantal vertelt meer over de mogelijkheden die ze zien en waar ze mee aan de slag gaan.

“Wij zien dat Burgerparticipatie steeds belangrijker wordt. Dit wil zeggen dat wij vanuit de gemeente naar de mening gaan vragen van de burgers en dat ze de mogelijkheid krijgen om mee te denken over bepaalde onderwerpen. Daar ben ik nu over aan het nadenken of KIS daar een geschikt platform voor is. Want op deze manier krijgen wij ook meer inzichten in de onderwerpen die spelen bij de burgers. Dat lijkt me heel waardevol en interessant.

En ik denk dat samenwerken nog steeds een uitdaging is. Het gebeurt echt al wel op KIS, maar het kan natuurlijk altijd meer. Want nog steeds weet niet iedereen wat er mogelijk is, en dat is juist een uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers er ook vanaf weten. Het blijft een continu proces om KIS top of mind te maken. KIS is de basis van de informatievoorziening en dat is een blijvend proces waar we aan moeten werken.” – Chantal de Bruijn

Tot slot

Na de release van Iris 4 was ook gemeente Krimpenerwaard aan de beurt om over te gaan. Hoe hebben ze dit ervaren en wat vinden ze ervan?

“De overgang naar Iris 4 was voor ons een goede zet, want we werden gedwongen om echt weer even vanaf het nulpunt na te denken over de structuren en informatiestromen. Nu we er gebruik van maken vind ik het overzichtelijk, efficiënt, het ziet er heel mooi uit en het werkt gewoon heel prettig. Ik ben er heel blij mee!” – Chantal de Bruijn

Benieuwd hoe Iris jouw organisatie kan ondersteunen? Lees meer ervaringsverhalen of vraag een demo aan!