Succesvol uit de startblokken: betrek de gebruikers vóór je intranet er is

Uitspraken

Een veelzeggende uitspraak die je vaker tegenkomt als het gaat over interne communicatie, verandermanagement en employee engagement. Als organisatie besluit je iets nieuws te doen, iets te veranderen. Je duwt het erdoor, en opeens is het zover – vaak zonder dat collega's wisten wat er kwam. Dan heb je nog niemand overtuigd van het nut.

'Build it and they will come' werkt meestal niet. Dan zit je daar, bijvoorbeeld met een peperduur platform dat hoogstens als telefoonboek wordt gebruikt. Hoe haal je wel meteen de toegevoegde waarde eruit - hoe ga je wel succesvol van start?

Bij succesvolle veranderingen hoort betrokkenheid

'Hardlopers zijn doodlopers', zeggen ze – maar je wil wel het tempo erin houden in je organisatie. Zo'n verandering kan dan een hindernis zijn. Dat wordt dus hordelopen, en je begrijpt: met een goede aanloop neem je een horde makkelijker.

Als je kiest voor een digitale werkomgeving, is het wel zo verstandig om je mensen, de uiteindelijke gebruikers, te betrekken bij de aanloop naar de lancering. Waarom kiezen we hiervoor, wat gaan we ermee bereiken? “Een simpele manier om voor betrokkenheid te zorgen en meteen waardevolle informatie te krijgen, is om de potentiële gebruikers te vrágen wat er beter kan en moet. Dat ligt best voor de hand, maar daar wordt al vaak aan voorbijgegaan,” zegt Arthur, strateeg bij Iris Intranet.

Hoe zou je effectiever kunnen werken?

Zoals Jaap Boonstra, Arbeids- en organisatiepsycholoog, zegt over verandermanagement: “In dit soort processen moet je niet óver, maar mét medewerkers praten.” Bijvoorbeeld, in dit geval: hoe doe je nu je werk en hoe zou dat effectiever kunnen? Bespreek voorbeelden van wat er gaat gebeuren en maak de mensen warm voor de voordelen van de verandering.

Waar de waarde zit

Een paar belangrijke voordelen van een sterk taakgericht intranet:

• Meer inzicht in minder tijd dankzij de koppeling met bedrijfssystemen.
• Flexibeler samenwerken binnen of tussen specialisaties, afdelingen, vestigingen.
• Beter op de hoogte blijven van wat anderen bezighoudt (en daarop in kunnen spelen).
• Overzichtelijker kennis bewaren.
• Makkelijker de juiste mensen en juiste informatie vinden.

En dat alles op elk apparaat - waar je ook bent. Als je al voor de lancering duidelijk maakt dat de digitale werkomgeving op deze manieren waarde toevoegt aan je organisatie én het werk makkelijker maakt voor de medewerkers (bijvoorbeeld doordat ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie), heb je waarschijnlijk meer draagvlak. Zo zorg je voor een goed begin op weg naar betere resultaten.

Lees hier meer over de functionaliteiten in Iris Intranet of vraag vrijblijvend een demo aan. Onze adviseurs beantwoorden al je vragen.