Thuiswerken met de hele organisatie! Ervaring uit Brabant.

Business Continuity Plan (BCP)

Vanwege de ISO hadden we al een zogenaamd Business Continuity Plan (BCP). In dit plan beschrijf je allerlei verschillende scenario’s die zich voor kunnen doen. Zoals bij brand, ransomware etc. Bij deze scenario’s analyseer je hoe je als bedrijf gaat reageren en wat er nodig is om de continuïteit van de werkzaamheden door te laten gaan. Denk bijvoorbeeld aan het faciliteren van aparte werkruimtes voor medewerkers op kantoor, maar ook tools moeten beschikbaar zijn zodat medewerkers vanuit een andere plek hun werk kunnen doen. Denk aan hardware, netwerkschijven en intranetten die beschikbaar moeten zijn op een andere locatie dan op kantoor.

Zo’n Business Continuity Plan is nooit af en dat hebben wij wel gemerkt. Wanneer er nieuwe maatregelen van het RIVM komen, pas je waar nodig het plan aan. Daarover communiceer je het makkelijkste met je medewerkers door middel van een videoverbinding. Iedereen heeft een webcam tot zijn beschikking en kan tegelijkertijd aanwezig zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan zorg je er als organisatie voor dat je deze middelen beschikbaar stelt.

Wat hebben we geleerd?

Wanneer dit helder is weet je dat iedereen, ongeacht de werkplek, aan het werk kan. Maar dan komt misschien wel de belangrijkste vraag van alles: ‘Hoe zorg je ervoor dat iedereen aan het werk blijft en kan blijven samenwerken?’. Om de eerste vraag te beantwoorden hebben wij per afdeling een half uurtje in de ochtend gereserveerd: de huddle. Via een videoverbinding hebben we contact met elkaar om de dag door te spreken en eventuele vragen aan elkaar te stellen. Ook overleggen vinden nog steeds plaats, zowel tussen collega’s als met afspraken buiten de organisatie. Hier gebruiken we dan ook de telefoon of videoverbinding voor. Het intranet gebruik wij al om met elkaar samen te werken en te overleggen zonder elkaar ellenlange mails te sturen, maar dat is nu alleen nog maar meer geworden. Via het intranet houden we elkaar op de hoogte van werkzaamheden, werken we samen in groepen en worden we via pushmededelingen op de hoogte gehouden van overleggen m.b.t. het corona virus.

Wat wij vooral leren uit deze situatie is dat het belangrijk is om allereerst alle randvoorwaarden op orde te hebben. Dus dat medewerkers de mogelijkheid hebben om op een goede manier op een andere plek te werken en met elkaar in contact te blijven. Wanneer je elkaar niet meer fysiek tegen komt op kantoor ontstaat er al snel een afstand. Videoverbinding is daarin echt een uitkomst, maar ook niet zaligmakend. Je moet er met z’n allen echt aan werken om het gezellig te maken. Denk bijvoorbeeld ook eens aan een vrijdagmiddagborrel of lunchen met elkaar via een videoverbinding.

Maar het allerbelangrijkste is dat je je als bedrijf voorbereid en alle mogelijke scenario’s uitwerkt. We werken altijd een aantal dagen vooruit in onze scenario’s. Dat geeft rust, want als je uitgaat van het ergste, valt het in de praktijk mee. En onthoud ook dat je medewerkers weten dat dit geen normale situatie is, zij hebben er echt wel begrip voor als alles iets anders verloopt dan normaal.

Veell succes, de komende dagen! Kunnen wij je ergens mee helpen? Laat het ons weten en neem contact met ons op!