Van statisch intranet naar een digitale werkomgeving

Vanaf het begin

Ruim 2,5 jaar geleden is Lotte aangenomen om specifiek aan de slag te gaan met het intranetproject. Het vorige intranet was verouderd en was duidelijk aan vervanging toe. Het nieuwe intranet is nu bijna 2 jaar live en sindsdien is ze gebleven en vervult Lotte de rol als Community manager bij PoZoB.

PoZoB is een zorggroep waar huisartsen zich bij aansluiten. Wanneer ze zich hebben aangesloten kunnen ze bij PoZoB praktijkondersteuning afnemen. De praktijkondersteuners zijn bij PoZoB in dienst en werken verspreid over de hele regio Zuidoost Brabant.

“De discussie over de naam was vrij kort. Want we wilden ervoor zorgen dat de gebruikers een herkenningspunt hielden en dat was de naam van het intranet. Dus het heette al PoZoBnet en dat is het ook gebleven.” - Lotte Penning

Makkelijk werken

Het vorige intranet van PoZoB was erg statisch. Je kon inloggen en bijna alleen maar informatie tot je nemen. De afdeling communicatie zag veel kansen om met het intranet het werk echt gemakkelijker te maken. Dat was dus ook het hoofddoel van het nieuwe intranet: een werkdag voor de medewerkers gemakkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan het bestellen van nieuwe afspraakkaartjes. Voorheen moest dit nagevraagd worden in de organisatie, nu kan je alle informatie op het intranet vinden.

Het sociale deel was voor PoZoB geen grote must maar ze zien nu dat het helpt en dat het zeker ook een toegevoegde waarde heeft op de dagelijkse werkzaamheden.

“Zo heeft zorgprogramma GGZ in de PoZoBnet-groep een groot forum waar medewerkers vragen kunnen stellen aan elkaar. Zoals: wie kent een Turkse psychotherapeut? Zo helpen de praktijkondersteuners GGZ elkaar om hun functie nog beter uit te kunnen voeren.” – Lotte Penning

Tijdens het voortraject heeft PoZoB diverse interviews en enquêtes gehouden met de gebruikers. Eén punt dat telkens werd aangehaald was een goede zoekfunctie. Want je kan op je intranet veel handige content plaatsen maar als niemand het goed kan vinden heb je er ook niets aan. De complete vindmachine van Iris was dan ook een van de belangrijkste redenen waarom PoZoB voor Iris Intranet gekozen heeft.

Taart?!

En daar was het intranet met de naam PoZoBnet, maar hoe ga je dit op een goede manier implementeren in de organisatie. Daarbij heeft PoZoB de kennis van onze adviseurs ingeschakeld. Samen hebben ze gekeken wat leuke mogelijkheden waren om het intranet te implementeren.

“Wij hebben ervoor gekozen om een countdowncampagne op te zetten. Op de homepage van het oude intranet hebben we ongeveer 6 weken voor de livegang van het nieuwe intranet iedere week een nieuwsbericht geplaatst. In die nieuwsberichten telden we af naar de einddatum en vertelden we waar we stonden in het proces. Op de dag van livegang hadden we een grote taart met een screenshot van PoZoBnet.” – Lotte Penning.

Ambassadeurs

Bij PoZoB heeft ieder team van praktijkondersteuners een PoZoBnet-ambassadeur. Tijdens de implementatie hebben zij allemaal een roze T-shirt gekregen om over hun stoelrugleuning te hangen. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet bij wie je kan aankloppen als je vragen hebt over het intranet.

Nadat PoZoBnet online is gegaan heeft Lotte diverse trainingen aangeboden en is ze als community manager naar alle teamoverleggen van de praktijkondersteuners gegaan om over het nieuwe PoZoBnet te presenteren en ervaringen daarmee op te halen. Na een tijdje merkte Lotte dat de training overbodig werd omdat Iris zo gebruiksvriendelijk is dat iedereen er gelijk mee aan de slag kan.

“Ik geef de PoZoB-ambassadeurs 1 keer in het jaar een bijscholing over nieuwe mogelijkheden, handige weetjes en dan praten we over hoe het is om een ambassadeur te zijn. Zo probeer ik de ambassadeurs voldoende basiskennis te geven van het intranet.” – Lotte Penning

Resumé

PoZoBnet is nu bijna 2 jaar online en dan is het wel eens goed om terug te kijken naar de afgelopen tijd. Lotte durft wel met overtuiging te zeggen dat het mailverkeer verminderd is ten opzichte van 2 jaar geleden. Daarnaast maakt PoZoB heel veel gebruik van groepen en is het nu makkelijker om online met elkaar samen te werken. De gebruikers van PoZoBnet geven aan dat ze het heel fijn vinden dat alle informatie zo makkelijk voor handen is. Via de uitgebreide vindmachine is het vinden van de juiste informatie een fluitje van een cent.

PoZoB maakt ook gebruik van diverse optionele modules. Ze gebruiken Iris Extra, de Locatiemodule en de Activiteitenmodule. We stelden aan Lotte de vraag waarom ze gekozen hebben voor deze modules en wat ze ermee doen?

“Ja, ook wij spieken af en toe bij onze collega’s en zien dan dingen waar wij ook graag gebruik van willen maken. Zo kwamen wij dus ook uit bij de locatiemodule. In de locatiemodule worden alle huisartsenpraktijken en ketenpartners weergegeven met alle bijbehorende gegevens, zoals naam, telefoonnummer, expertise etc. Dit is tevens de reden waarom we Iris Extra graag wilden gaan gebruiken. Op die manier kunnen alle ketenpartners weergegeven worden in de locatiemodule. Zo kan een praktijkondersteuner samen met een patiënt meteen kijken welke specialist er in de buurt zit.

Wat alleen nog wat onhandig is, is dat er nu steeds meer gezondheidscentra zijn waar verschillende zorgverleners werkzaam zijn op hetzelfde adres. Dan wordt dit nog niet goed in de kaartweergaven weergegeven. Maar samen met triptic zijn we nu aan het kijken hoe we dit het beste kunnen oplossen.

De activiteitenmodule, gebruiken wij vooral voor scholingen. Zo kan iedereen zich makkelijk inschrijven en is het overzichtelijk wie er aanwezig is.” – Lotte Penning

Zicht op de toekomst

We vroegen aan Lotte of er nog toekomstplannen zijn? Ze hoefde daar niet lang over na te denken. Want PoZoB heeft zeker nog vele punten waar ze iets aan willen doen. Lotte ziet nog kansen om PoZoBnet verder te personaliseren.

“Alle praktijkondersteuners hebben veel verschillende contacten, iemand voor COPD, iemand voor PoZoBnet, iemand voor P&O-zaken en ga zo maar door. Daarom zou het handig zijn dat wanneer je inlogt op PoZoBnet, je een overzicht ziet met jouw persoonlijke contactpersonen die je waarschijnlijk nodig hebt. Zo word je snel genavigeerd naar de juiste gegevens om contact op te kunnen nemen. Dat maakt het werk weer een stukje gemakkelijker.” – Lotte Penning

Ten slotte wil Lotte toekomstige en bestaande Community managers een aantal tips meegeven:

1. Blijf altijd positief over je intranet. Jij als Community manager ziet de mogelijkheden voor verbeteringen en die zullen er ook altijd blijven, maar benadruk vooral altijd de voordelen;
2. Trek niet te veel naar je toe. Als je wil dat het intranet echt landt in de organisatie en gebruikt gaat worden dan moet je anderen ook verantwoordelijk maken. Zo voelt iedereen zich verantwoordelijk en ben jij niet alleen verantwoordelijk;
3. Zorg ervoor dat je af en toe voet bij stuk houdt. Je hebt wel eens mensen die heel makkelijk zeggen ‘ach maar dat kun jij toch wel? Dat heb jij toch zo gedaan, anders moet ik alles eerst weer even uitzoeken.’ Je kan beter aangeven dat je snapt dat het even lastig is maar dat je het dan bijvoorbeeld samen gaat doen zodat de andere het de volgende keer wel zelf kan.