Sinds september 2014 werkt Archipel met Archinet, hun Iris. Ilse van Leuken, adviseur marketing en communicatie bij Archipel, vertelt over het doel van het intranet, de vlucht die het nam, wat er nog onwennig is, en wat Archinet in de toekomst moet doen.
Bij Archipel Zorggroep, waar vooropstaat dat de cliënt de regie over zijn of haar leven behoudt, werken ruim 2000 mensen.
Archipel gaat over op zelfsturende teams. Daarom besloot het managementteam afgelopen jaar dat er nieuwe online community's moesten komen. Intussen had de leverancier van hun intranet besloten om het product uit te faseren.
Daarom ging Archipel Zorggroep op zoek naar een nieuw samenwerkingsplatform.
"Dat had meteen al meerwaarde."
"Dat was in juni. Toen hebben we onder andere Iris gezien," vertelt Ilse.
"We waren al snel overtuigd van de gebruiksvriendelijkheid tijdens de eerste demonstratie. En de koppeling met iProva, de softwaresuite van Infoland, was al gefaciliteerd, dus dat had al meteen grote meerwaarde. Dan hoef je je daar geen zorgen meer over te maken."
In september mocht Iris proefdraaien bij Archipel en werd ze tot Archinet omgedoopt.
Op de locatie Ekelhof en in het dienstencentrum – waar je bijvoorbeeld communicatie, HR en financiën vindt - gingen medewerkers aan de slag met de online samenwerking via Archinet. "Zo krijg je er een heel goed beeld van."
"Tijdens de proef merkten we dat meer mensen toegang wilden tot Archinet, waarschijnlijk omdat het dienstencentrum veel samenwerkt met andere locaties. Toen hebben we bij iedereen op het bureaublad een snelkoppeling geplaatst en Archinet voor iedereen beschikbaar gesteld."
Voor de collega's van de Ekelhof en het dienstencentrum hadden Ilse en haar collega van communicatie al trainingen en spreekuren georganiseerd. Toen daarna ook alle andere collega's op Archinet konden en elkaar organisatiebreed konden opzoeken, had niet iedereen al een training gehad.
"Je hebt niet helemaal de regie, zeker niet met zoveel mensen."
"Omdat we toen de sluizen open hebben gezet, heb je niet helemaal de regie, zeker niet met zoveel mensen. Maar als we eerst iedereen hadden moeten voorlichten, waren we een half jaar verder geweest."
"Dat ging even een eigen leven leiden. Intussen waren er wel presentaties voor de MT's van de verschillende onderdelen van Archipel, en er werden key users per locatie gekozen. Daarbij keken we wie er al meteen geïnteresseerd was om op deze manier te gaan werken."
Naast de trainingen en presentaties zette Archipel ook flyers, handleidingen en video's in. Ook kwam van een collega het idee om Archinet op een ludieke manier te promoten.
"We hebben een gesprek over Archinet gefilmd, zoals je dat op de werkvloer zou kunnen horen. Een gesprek tussen Jet & Net, met een knipoog natuurlijk."
"De activiteit op het intranet nam een grote vlucht. Collega's meldden zich niet alleen aan, maar werden ook lid van groepen en maken ook zelf allerlei nieuwe groepen aan."
Communitymanagement is belangrijk om discussies op gang te brengen en aan de gang te houden. Ilse vertelt dat ze bijvoorbeeld reageert op een statusupdate als ze kan helpen, en dat ze posts plaatst waaruit waardering voor het werk uit blijkt.
"Bijvoorbeeld waarderingen op Zorgkaart Nederland, voor de collega's op de locatie waar 't dan om gaat. Dat is mooi om te delen."
"Verder is heel actief communitymanagement nu niet nodig. Ik heb ook nog niet de tijd om het helemaal in beeld te krijgen met zoveel groepen. De prioriteit ligt nu bij de presentaties voor teams die dat nog niet hebben gehad."
In december meldde een collega zich als 1000e aan op Archinet.
Gelukkig delen mensen hun enthousiasme en leggen zij aan anderen de meerwaarde van het intranet uit. Dat werkt beter dan alleen onze uitleg.
"Dus dat gaat best goed. Sommigen zitten niet te wachten op iets nieuws en werken om Archinet heen, maar anderen gaan vol enthousiasme aan de slag. Gelukkig zie je die mensen hun enthousiasme delen en leggen zij aan anderen de meerwaarde ervan uit. Dat werkt beter dan alleen onze uitleg op zich."
"Tot januari was het oude intranet nog beschikbaar. Bepaalde formulieren die je altijd wel nodig hebt, zoals 'Start zorg', stonden daar ook nog. Dan merk je dat mensen hun vaste paden bewandelen, gewoontes hebben. Die moeten we nu begeleiden."
Om ook die collega's te helpen bij de stap naar het nieuwe intranet, komen er nieuwe trainingen om uit te leggen hoe makkelijk Archinet toegang biedt tot Archidoc, de iProva-suite van Archinet, en om de toegevoegde waarde van de werkgroepen te laten zien.
Voor elke locatie van Archipel is er een eigen groep op het intranet. Ook elk zelfsturend team heeft een eigen groep.
"Discussies in de groepen kunnen de teammails gaan vervangen. En de privéberichtfunctie kan handig zijn nu de teams zelf direct met de directeur moeten schakelen," vertelt Ilse.
"Het zijn allemaal nieuwe manieren van communiceren voor onze organisatie. Daarom is het nog een kwestie van aftasten, maar we hebben nu de oplossingen die aansluiten op waar we mee bezig zijn."
"In juni deden we het eerste verkennende werk, in september moest er iets staan voor de zelfsturende teams. Het is misschien niet wat je vaak hoort, maar we hadden geen uitgebreid plan. Met zo'n strakke deadline was dat geen haalbare kaart. Dan stoot je natuurlijk ook een keer je neus, maar als we alles van tevoren hadden moeten doorlichten, waren we nog niet begonnen."
In de toekomst moet Archinet standaard meteen in beeld komen, met op het dashboard widgets met alle relevante tools, met nog meer relevante informatie.
Ilse: "Zodat je meteen je salarisstrookje kunt inzien of je rooster kunt aanpassen. Het idee is immers dat je info uit applicaties haalt zonder dat je nog extra naartoe moet, en dat je straks niet meer om het intranet heen kunt. Efficiënt, leuk, makkelijk, dat moet het zijn."
"Je merkt dat de organisatie al kleiner voelt, zeg maar. Mensen kunnen zich met collega's verbinden, ook over de muren van locaties heen, op functieniveau, interesseniveau – ik vind het heel mooi werken."
Ik blijf benadrukken dat het een groeimodel is.
Intussen gaan Ilse en haar collega van communicatie verder met trainen en voorlichten. "Maar als je ziet wat we al bereikt hebben, mogen we in onze handjes wrijven."
Het intranet is een langetermijnproject, vertelt Ilse. "Soms zijn collega's verbaasd dat er nog zoveel werk in zit, maar ik blijf benadrukken dat het een groeimodel is waar we ook komend jaar nog constant aandacht aan moeten schenken
Benieuwd wat Iris voor jouw organisatie kan betekenen? Download hier de gratis User Stories en lees ervaringsverhalen van gebruikers.
Downloaden