Waarom ook nog een sociaal intranet als we met Microsoft365 samen kunnen werken?

Waarschijnlijk hebben de functies van Microsoft365 je goed geholpen tijdens de eerste thuiswerkperiode. Het gaf je collega’s de mogelijkheid om met elkaar samen te werken via SharePoint, gesprekken te starten in Teams en e-mails kon je snel beantwoorden in Outlook. Maar je merkt nu dat informatie niet altijd even makkelijk terug te vinden is. Want stond dat document nu op SharePoint, had je collega het via Teams gestuurd? Of stond het toch ergens in een van de mappen in Outlook? Buiten dat dit natuurlijk niet handig is merk je ook dat je de verbinding verliest met de collega’s die thuis aan het werk zijn. Niet alleen het sociale aspect, maar ook de verbondenheid met de organisatie. Dit zijn belangrijke onderwerpen als je het hebt over interne communicatie.

Oké, waar ga je dan mee beginnen? We weten allemaal dat we steeds meer vanuit huis gaan werken en minder op kantoor zijn. Dus het is helemaal niet verkeerd om eens verder te kijken dan de tools die je nu hebt. Zodat je niet voor verrassingen komt te staan en alles in goede banen leidt.

Nóg een tool?!

Geregeld krijgen wij de vraag ‘Waarom ook nog een sociaal intranet als we met Microsoft365 samen kunnen werken?’. Terechte vraag, maar je ziet ook dat er een aantal aspecten ontbreken in Microsoft365. Deze aspecten vind je wel terug in een sociaal intranet zoals Iris Intranet. Een integratie met Microsoft365 is een uitstekende stap. Hoe deze integratie precies in elkaar steekt heb je al eens kunnen lezen. Maar wat een sociaal intranet voor toegevoegde waarde heeft naast Microsoft365 kwam nog niet aan bod.

Wanneer er een goede balans is tussen de tools van Microsoft365 en een sociaal intranet dan zal je gaan merken dat het ten eerste veel meer rust geeft voor je collega’s omdat ze elkaar kunnen vinden en ook de informatie die ze nodig hebben. Ten tweede versterken de twee tools elkaar juist. Gebruik het als aanvulling op elkaar en je wil nooit meer anders.

Dus lees dit artikel verder en je weet hoe je deze uitdaging kan overwinnen om tot het gewenste resultaat te komen.

5 voordelen op een rij

Er zijn verschillende functionaliteiten terug te vinden in een sociaal intranet die je ook in Microsoft terug kan vinden. Maar toch zijn er wel degelijk verschillen. Om de twijfel uit de lucht te nemen en jezelf of iemand anders te overtuigen, hebben wij hier een aantal punten voor je op een rij gezet:

• Sociale bijdragen
• Overzichtelijk
• Samenwerken/kennisdelen
• Organisatie
• Verbonden/betrokken

Hieronder worden ze kort toegelicht.

Sociale bijdragen

Als je denkt aan een sociaal intranet dan denk je al gauw aan het sociale aspect. Berichten delen, reacties geven op elkaar, verjaardagen vieren, het delen van jubilea foto’s of polls uitzetten. Je hebt de mogelijkheid om berichten te sturen met de tools van Microsoft365, maar om deze informatie terug te vinden is een ander verhaal. Denk ook eens aan de mogelijkheid om elkaar te vinden. Collega’s vinden elkaar op basis van functie, locatie of juist expertise. Jij kan niet weten wat je collega’s in hun mars hebben op een andere locatie, dus het is makkelijker om ze via het intranet te vinden.

Overzichtelijk

Waar vind ik de juiste informatie. Staat het in SharePoint of was het toch in een Teams gesprek? Wanneer je in een van deze tools op zoek gaat naar informatie kan dit soms een hele opgave zijn. Alles staat door elkaar en je weet niet meer waar je moet zoeken. Met de Iris Vindmachine heb je de mogelijkheid om uitgebreid te zoeken naar documenten of andere content. Inclusief de documenten in SharePoint. Door de filtermogelijkheden kun je zoeken op bestandstype en auteur, maar ook in welke groep het geplaatst is. Filters zonder resultaten worden niet weergegeven. Dat houdt het lekker overzichtelijk 😉. Met diverse content tools hou je het intranet opgeruimd en up to date. Niet meer de vraag of informatie nog steeds de waarheid is, nooit meer de rondzwevende content zonder eigenaar en nooit meer te veel oude rommel op het intranet.

Samenwerken/kennisdelen

Optimaal samenwerken en kennisdelen heeft een aantal randvoorwaarden. Het betekent niet dat wanneer je samen kan werken aan of in documenten je al een optimale samenwerking hebt. Ten eerste is het belangrijk dat je je collega’s kan vinden. Denk aan een smoelenboek of wie-is-wie. Wanneer je je collega’s kunt vinden is het handig om ook een plek te hebben om samen te werken. Iris Groepen is hier een handige tool voor om te gebruiken. De documenten met informatie die relevant zijn voor de groep worden gemaakt en bijgewerkt in SharePoint, maar weergegeven in een groep op Iris. Organisatie- en omgevingsnieuws is voor meerdere collega’s belangrijk. Een openbare plek is dan van essentieel belang. Deze mogelijkheid is in beperkte maten aanwezig in Microsoft365 of SharePoint. SharePoint als DMS werkt perfect maar voor een goede samenwerking moet je ook aan de andere randvoorwaarden voldoen.

Organisatie

Nieuws vanuit de organisatie wordt veelal gedeeld op een intranet. Hier heb je dan ook de mogelijkheid om op artikelen te reageren of het artikel te bewaren. Zo houd je alle informatie bij elkaar en kun je de juiste informatie verspreiden. Wanneer je dit via SharePoint zou doen dan werkt dat heel anders. Alles wordt dan gekenmerkt als een document. Terwijl het bericht misschien een artikel is of juist een agenda item. En je hebt niet het overzicht om belangrijke artikelen te bewaren om het later nog eens terug te lezen.

Verbonden/betrokken

Tot slot is een intranet een persoonlijk platform en geeft het je de mogelijkheid om in contact te zijn met je collega’s. Samenwerken met collega's, team overstijgend samenwerken wordt zo een stuk makkelijker. Maak eens een groep aan voor de vrijdagmiddagborrel of personeelsvereniging. Zo creëer je op een toegankelijke manier meer betrokkenheid met de organisatie. Maar ook iets kleins als een felicitatie zal al voor veel verandering zorgen. Je maakt je eigen informatiestroom en volgt de informatie die door de organisatie gegeven wordt, maar ook informatie waar je interesse in hebt.

Integratie

Er zijn al verschillende opdrachtgevers die werken met de integratie tussen Iris Intranet & Microsoft365. Zij geven aan dat de integratie een verrijking is op de werkzaamheden. Ze hebben nu juist een goede balans tussen de handigheidjes van Microsoft365 en Iris Intranet als sociaal intranet. Van beide tools gebruik je de sterkste mogelijkheden en deze voeg je samen.

Al met al een heleboel informatie en zeker een hele goede overweging om eens te kijken naar de mogelijkheden op het gebied van een integratie.