Tips

Zonder actie geen sociaal intranet: vijf tips voor een actieve community

Het nieuwe sociale intranet staat. Je hebt overal aan gedacht: een leuke naam, een enthousiast ambassadeursteam, een aantal groepen zijn al ingericht en zelfs de directie staat op de dag van de lancering klaar. Nu alleen nog actieve gebruikers. Want als community manager en projectteam kun je nog zo hard je best doen, zonder actie van de medewerkers heb je geen sociaal en interactief intranet. Dat is dan ook één van de grotere uitdagingen bij de invoering van je sociale intranet. Hiervoor moeten mensen namelijk hun gedrag veranderen en over het algemeen houden we hier niet zo van.

1. Betrek medewerkers op tijd

Van de selectie van een intranet tot de livegang: voordat de medewerkers überhaupt iets van het intranet hebben gezien, is er al een heel proces met afwegingen en keuzes aan vooraf gegaan. Door medewerkers hier inspraak in te geven, raken ze gelijk betrokken bij het intranet. Organiseer bijvoorbeeld brainstormsessies over wat ze belangrijk vinden en laat ze stemmen op de naam van het intranet. Zo wordt het ook een beetje hun ‘kindje’ en gaan ze het meer waarderen.

2. Speel in op de behoefte van medewerkers

Dit klinkt als een inkoppertje maar kan niet vaak genoeg gezegd worden. Wat hebben medewerkers nou echt nodig tijdens hun werk? In het mooiste geval heeft je intranet een centrale plek in de digitale werkplek. Een startpunt van waaruit je alles kunt vinden wat je nodig hebt tijdens een werkdag. Als medewerkers er moeten zijn om hun werk te kunnen doen, is dit meteen een gelegenheid om er ook andere zaken te bekijken. Ook niet onbelangrijk: wat vinden medewerkers leuk om er te vinden? Misschien is de marktplaats wel de trigger om het intranet vaker te bezoeken of juist de gezamenlijke interesses.

3. Zorg dat ze het kunnen

Medewerkers moeten natuurlijk weten hóe ze het intranet moeten gebruiken en wat ze ermee kunnen. Geef ze daarom trainingen of tips & tricks, bijvoorbeeld tijdens een inloopsessie. Maar ook coaching kan helpen. Soms weten ze maar al te goed hoe de knoppen werken, maar niet wat voor soort berichten ze op het intranet ‘mogen’ plaatsen. Vaak helpt het al om te zeggen dat het juist goed is om dat ene bericht op het intranet te plaatsen.

4. Toon het goede voorbeeld

Teamleiders, afdelingsmanagers, de directie; iedereen met een voorbeeldfunctie moet het goede voorbeeld geven. Want als de leidinggevende het nut er niet van inziet, waarom de medewerker dan wel? Het is belangrijk dat zij laten zien hoe het intranet gebruikt kan worden en dat het onderdeel is van je werk. Goed voorbeeld doet volgen!

5. Geef positieve feedback

Goed gedrag mag beloond worden. Iedereen vindt het fijner om iets te doen als je er positieve feedback op krijgt. Het mag uiteindelijk ook een beetje leuk zijn op het intranet! Positieve feedback kan ‘m in kleine dingen zitten zoals berichten liken of plaats er een reactie onder. Maar je kunt het ook wat groter aanpakken door eens in de zoveel tijd een medewerker in het zonnetje te zetten die zich positief onderscheidt op het intranet. Of trakteer de afdeling die als eerst alle profielen heeft ingevuld op een taart.

Deze tips zijn natuurlijk een handig opstapje naar een actievere community. Maar ga vooral zelf bekijken wat past in de organisatie. Benieuwd naar hoe andere community managers dit aanpakken en wat je nog meer kunt doen? Ga met elkaar in gesprek en leer van elkaar.

Ben je geïnteresseerd in een nieuw sociaal intranet, digitale werkplek of interactief intranet? Neem dan contact op met onze adviseurs. Zij kunnen je laten zien welke functionaliteiten er in Iris zitten en wat dit voor jouw organisatie kan betekenen.